勤怠の管理は、とても重要な仕事です。誰が出勤して、誰が休みなのか。きちんと管理しなければ、それぞれの仕事を評価できず、給与の計算もできません。勤怠管理で一般的なのは、紙のタイムカードや出勤簿を使った方法でした。しかし近年は、勤怠管理システムを使ったデジタル管理が広く普及しています。勤怠管理システムを利用したペーパーレス化のメリットは、普段から紙で管理していると気づきにくいもの。そこで今回は、勤怠管理システムの導入によるペーパーレス化で、どんなメリットがあるのかをご紹介します。
勤怠管理システムの導入とコスト削減は、頭の中で結びつかない方もいるかもしれませんね。実は、紙を使っての勤怠管理には意外と費用が…。 まず分かりやすいコストで挙げられるのは、タイムカードの紙代です。１枚の単価は高くないものの、ちりも積もれば山に。時間が立てば、従業員数が増えれば、それだけ枚数は増えて支出もかさみます。ちなみに、タイムカードには保存期間（義務は３年）があるため、保管場所の確保も必要です。 そして、見えにくいながら最もコストがかかっているのは、手作業での集計にかかる人件費。給与計算のとき、紙のタイムカードを見ながら労働時間などを集計しなければなりません。この業務には、思いのほか手間がかかります。従業員数によっては、その業務で１日かかることも。これにかかる人件費の金額に比べたら、紙代は気にならない程度です。 勤怠管理システムを利用すれば、これらのコストを確実に削減できます。
タイムカードなど紙で勤怠を管理している場合、超過勤務にすぐに気づかず、労働基準法に違反してしまうこともあります。近年はブラック企業が問題になっていることもあり、労働基準監督署による管理も厳しくなっているそうです。労働基準法に違反するような労働時間が見つかると、勧告がきてしまいます…。 紙での勤怠管理の問題は、勤務状況が「見える化」されていないことです（つど手作業で集計もできますが、非現実的です）。勤怠管理システムを使えば、現時点で、その従業員の労働時間は何時間なのか、超過勤務のリスクがあるのかなど、リアルタイムに把握できます。定期的にチェックしていれば、労基法違反を防ぎやすくなるのです。 勤怠管理システムを使用している場合、勤怠状況をリアルタイムで確認できます。そのため、労働基準法を違反するような勤務を未然に防げるのです。
紙のタイムカードで出退勤を打刻している場合、不正打刻を防ぐのは困難です。個人でタイムカードを保管していれば別ですが、たいていは打刻する場所にまとめて置かれています。誰でも、誰のタイムカードも使える状況です。もちろん、従業員みなさんが誠実な方であれば、そういった心配は無用かもしれません。ただし、それでも不正打刻とは別の問題が発生します。「あ、オレのタイムカードじゃないやつで打刻しちゃった。」というミスです。そんなときは、手書きでの時間を書き直すしかありません。 従業員個人に属するもの、たとえばIC定期券などで認証するタイプの勤怠管理システムを利用すれば、不正打刻を防止しやすくなります。ミスした場合の訂正も、手書きのような手間はかかりません。
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