労働条件通知書と雇用契約書の違いがいまいち分からないという方も多いのではないでしょうか。労働条件通知書と雇用契約書のどちらも従業員に対しての雇用契約である点は共通しています。
どのような点が異なり、人事担当者が作成する際には何に気をつければいいのか知っておくことは、従業員が安心して働き続けることにつながります。
本記事では、労働条件通知書と雇用契約書の違いや作成方法・注意点を解説します。
労働条件通知書と雇用契約書は、記載内容そのものは近しいものですが、その扱われ方に大きな違いがあります。
労働条件通知書は従業員を雇用する場合に企業が必ず作成する必要がある一方で、雇用契約書は作成の義務がありません。
労働条件通知書は企業側からの一方的な交付で良いものの、雇用契約書は従業員との合意が必要です。そのため、雇用契約書では従業員の署名または押印が必要になります。
労働条件通知書は労働基準法や労働派遣法などに適用されますが、雇用契約書は民法第623条が適用されます。適用される法律が異なるので内容確認の際には気をつけましょう。
労働条件通知書と雇用通知書の相違点として、書面締結が必要性、合意の有無、雇用者側からの一方的な交付を挙げましたが、そもそも労働条件通知書はどんな目的で作られるものなのでしょうか。
労働条件通知書とは、従業員を採用する際に交付すべき労働条件を記載した書類のことです。労働基準法第15条1項の「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」という義務に基づいて規定されています。
労働条件通知書は、雇用するすべての従業員に対して発行しなければなりません。正社員として雇用する従業員はもちろん、契約社員や準社員、アルバイト、パート社員も同様です。
労働条件通知書の内容を従業員に伝えないと、労働基準法第15条に抵触し30万円の罰金が課せられます。さらに、労働条件通知書に記載された雇用条件が労働基準法に反した場合も同様に労働基準法違反となり、従業員は雇用契約を即時解除することができます。
また、各種助成金受給の資格を得るためにも、労働条件通知書を正しく作成すべきです。厚生労働省では企業をサポートするさまざまな助成金制度を支援していますが、対象は労働基準法などの法律を正しく守っている企業のみとなっているためです。
上述の労働条件通知書は、法律上締結しなければならないものでした。一方で、雇用契約書は法律上は締結する必要はありませんが、作成したほうがよいとされています。
雇用契約書とは民法第623条に基づき、企業と従業員の間で合意した雇用契約の成立を証明する書類です。
民法上は、当事者間の合意のみで雇用契約が成立し、口頭で双方が合意する可能性もあると考え、書面での締結は法律上義務付けられていません。
企業と従業員間でトラブルが生じた場合に備え、雇用契約書を作成することが望ましいとされています。
雇用契約書が無い場合、「労働条件通知書を交付された覚えがない」「当初の契約と労働条件通知書の間に食い違いがある」など訴えられるおそれがあります。
企業も労働者も、定められた労働条件に合意したことを示す雇用契約書を書面で締結しておくことでトラブル回避につながります。
雇用契約書と労働条件通知書はそれぞれ異なる書類ではあるものの、記載内容には大きな違いはないため「従業員に対して労働条件を通知する」という観点では同じ役割を果たしているともいえます。
そこで、雇用契約書と労働条件通知書を兼用した書類である「労働条件通知書兼雇用契約書」という書類がおすすめです。
従業員の合意を取るかどうかという点が異なりますが、労働条件通知書も雇用契約書も記載する内容は基本的に同じです。
まずは、絶対的明示事項と相対的明示事項について確認していきます。
絶対的明示事項は書面に記載して明示するよう労働基準法15条で定められています。
絶対的明示事項
絶対的明示事項は労働契約、就業場所・業務、労働時間・休暇に関する内容、賃金に関する事項、退職に関する事項の5つになります。
労働時間に関しては、始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、就業時転換に関する事項まで定める必要があります。
賃金については、賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締め切り・支払いの時期など詳細に記載することが求められています。
相対的明示事項
一方、相対的明示事項は書面に記載する必要はありませんが、口頭で説明するなど、トラブルを回避する上でも予め従業員に伝えておきましょう。
労働条件通知書と雇用契約書は、どちらも同じ4つのステップで作成できます。
労働条件通知書・雇用契約書は、正社員・時短勤務・派遣労働者など雇用形態によってフォーマットが異なります。また、選考過程から面接官が仕事内容などを正しく候補者へ伝える必要があります。
採用に関わる関係者間で認識がずれないよう、そして内定者側も正しく理解できるよう、どのような人を、どのような仕事内容で、どのような条件のもとで採用するのか予め明確にするために採用目的・計画を定めましょう。
労働条件通知書のフォーマットは厚生労働省のサイトから様式集をダウンロードすることができます。フォーマットを利用しながら、カスタマイズするのがおすすめです。
また雇用契約書は、従業員との合意を表す必要があるため、労働条件通知書の内容に加え、署名欄を設けることが必要があります。
フォーマットが出来たら、採用ターゲットを想定してあらかじめ作成することをおすすめします。頭ではなんとなく理解できていても、採用開始後に初めて作成すると、採用にかかわる多くのタスクの中で埋もれてしまい、通知書の抜け漏れが起きることもあるためです。通知書呈示後に発覚してしまうと、内定者とトラブルが起きることも考えられるため、ミスなく雇用契約を結ぶために、前もって記載しながら慣れていくことが大切です。
実際にどのように運用・管理していくかを決めましょう。
採用決定後、どのタイミングで労働条件通知書を渡すのか、雇用契約書に署名をもらうのかを考える必要があります。また、労働条件は従業員の合意が得られたことを示す証拠を残しておく必要があります。回収方法、社内の保管場所なども明確にしておきましょう。
労働条件通知書と雇用契約書は、トラブルなく従業員を雇用し続ける上で大切な書類となります。作成・保管する上で「電子化が可能である」「5年以上保管の必要性がある」という2点を忘れずに覚えておきましょう。
従来、労働条件の明示は書面によって従業員に交付する必要がありました。
2019年4月1日の労働基準法改正により、電子的方法での交付も可能となりました。
しかし電子契約は電子帳簿保存法に基づいているため、必ず電子データを残しておく必要があります。
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方はこちらをご覧下さい。
また、改正法に基づく電子的方法での労働条件の明示は、本人の希望に応じて行うことができるものであり、本人が書面の交付を希望した場合には、書面での雇用契約の締結や労働条件通知書の交付を行う必要がある点に留意が必要です。
電子化する場合の条件
雇用に関するトラブルは、労働者の雇用期間だけでなく、その労働者の退職・解雇後にも起こり得ます。そのため、労働条件通知書の保管義務は「その労働者が現在も雇用されているかどうか」に関係なく定められています。
労働基準法第109条が定める書類の保管義務により、労働条件通知書発行後、5年間にわたって企業はそれらの書面を保管しなければなりません。
労働条件通知書は期間を守ることに加え、保管方法についても気を配るようにしましょう。
労働条件通知書も雇用契約も、労働基準法に違反しない内容になっているか、きちんと確認することが大切です。
その上で、トラブルなく効率よく雇用体制を作ることができるように工夫することがおすすめです。
| Q1.労働条件通知書と雇用契約書はどのように違いますか？ |
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| 労働条件通知書は従業員を雇用する場合に必ず作成しなければなりませんが、雇用契約書は法律上作成の義務がない点で異なります。 |
| Q2.絶対的明示事項とは何ですか？ |
「絶対的明示事項は書面に記載して明示するよう労働基準法15条で定められている事項で、以下が該当します。
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