近年、長時間労働や過労死は社会問題となっており、企業の働き方改革が進んでいます。そうしたなかで、従業員の勤怠や休暇の取得状況などを把握する「勤怠管理」や、勤怠に加えて法令と就業規則が遵守されているかを確認する「就業管理」の重要度は上がっています。この記事では、勤怠管理と就業管理の意味や必要性、両者の違い、管理の方法を解説します。
就業管理や勤怠管理、それに伴う現在の状況について解説します。
就業管理とは、従業員の働き方を総括的に管理することです。雇用主は、従業員の労働時間や休日・休暇などのルールを法律に即して適切に定めなければなりません。また、従業員の働き方が不均衡にならないように配慮し、従業員が健康で安心して働ける職場環境を整備することも必要です。
勤怠管理とは、企業などが従業員の就業状況を正確に把握し管理することを指します。具体的には、出勤や欠勤、遅刻の状況、労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況などを指します。
勤怠管理は、従業員の始業時間や終業時間、休暇の取得状況など、従業員の適正に労働時間を管理することを指します。就業管理は勤怠のほかに、業務中の従業員の仕事内容や働き方について管理します。労働時間の管理をする勤怠管理は、就業管理のなかに含まれていると言えるでしょう。実際に使われる際は大きな区別はなく、同義として扱われることもあります。
就業管理が重要視される背景には労働基準法が厳格化された状況が影響しています。2019年4月に施行された「働き方改革関連法」では、残業の削減や同一労働同一賃金などの実施が、企業に対して強く求められるようになりました。フレックスタイム制の拡充等の働き方の多様化を背景に、就業管理の重要度は増しています。
▼参考：労働基準法改正の概要
■2019年4月より義務となる内容
■2023年4月より義務となる内容
就業管理の目的は、勤怠管理の目的に加え、従業員の働き方が不均衡にならないように配慮し、生産性やパフォーマンスを高めていくことなどがあります。
勤怠管理の目的は、働きやすい環境を整備し、仕事の生産性を上げることです。勤怠管理を正しく実施することで、適正な賃金の支払い、メンタルヘルスの不調や過労死、残業代の未払い問題など、トラブルを防ぐ等の過剰労働の早期発見や防止をすることが可能です。
実際に管理する内容は次の通りです。
就業管理の業務内容である、労働時間、休日・休暇・休業、就業規則の三つの管理について解説します。
勤怠管理における労働時間の管理は、給与計算が根拠となります。また、労働時間法制によって、残業時間の上限は原則として月45時間・年360時間と定められています。勤怠を把握して適切に管理するためにも、企業は従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認・記録しなくてはなりません。
近年では、従業員が日々の始業・終業時刻を自身で決定する「フレックスタイム制」を導入する企業も増え、管理は複雑化しています。
※参考：労働時間法制の見直しについて
企業は、業種や業態にかかわらず、また、正社員やパートタイム労働者などの区分なく、一定の要件を満たした全ての従業員に対して年次有給休暇を与える義務があります。年次有給休暇の日数は労働基準法で定められており、平成31年4月より、年に0日以上の有給休暇が付与されている従業員には必ず毎年5日間の有給休暇を取得させることが必要になりました。
有給休暇の取得義務に違反した場合には罰則もあるので、休暇の把握・管理は必要不可欠です。
※参考：年次有給休暇取得促進特設サイト
就業規則とは、労働時間や賃金をはじめ、人事・服務規律など、従業員の労働条件や待遇の基準をはっきりと定め、労使間でトラブルが生じないようにしておくためのルールです。就業規則の周知や、見直し、修正なども就業管理業務のひとつです。
2019年5月に「パワハラ防止法」が成立したことで、就業規則にハラスメントの禁止を導入する企業も増えています。法令の遵守、そして従業員が心身ともに健やかに働けるよう、就業規則をアップデートしていく必要があります。
では就業時間の管理はどのように対応するのでしょうか。就業管理の方法は、紙のタイムカードや自社で作成したエクセルでの記録・管理が主流でしたが、現状は勤怠管理システムを活用することが主流になっています。特にコロナ禍以降は在宅勤務が増えたことから、オンラインで利用できるクラウド型勤怠システムの導入が進んでいます。
ここからは、勤怠管理システムのメリットについて解説します。
人の手による集計が不要になり、人事労務担当者の業務効率化を実現できます。従業員の勤怠がリアルタイムで簡単に把握できるため、管理担当者の負担も軽減されます。全従業員の勤怠をデータ化することで、傾向や対策を把握することも可能です。クラウド型であれば資料を共有する手間を省くこともできます。改正後の労働基準法第109条には、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならない」とあります。当分の間は経過措置として3年が適用されていますが、この改正によって、雇用者が保管しなければならない情報は増えます。保管する場所を考慮しても、クラウド型勤怠管理システムに移行するメリットは大きいでしょう。さらに、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させることで給与計算を自動で行うサービスや、経費精算や社内SNS、勤務実績の管理やレポート作成などの機能がついているサービスもあります。
従業員の入力や申請作業、勤務状況の把握が容易になり、働きやすさの向上につながります。スマホに対応しているシステムであれば、在宅勤務の促進・管理にも役立ちます。また、勤怠管理システムでは、ICカードや生体認証などを使って勤怠の管理をすることができるため、代理打刻や残業代水増しなどの不正な打刻などを防止することもできます。
法改正が行われた際にも、クラウド型なら迅速な対応が可能です。法改正がされるたびにシステムをまるごと変える必要がなく、手間もコストも省けます。
クラウド型勤怠管理システムには、初期費用が無料のものや、サービスによって安価なものがあり、また、自社でシステムを構築する必要がないため、システムを利用する際のコストを削減できます。自社の規模や必要なサービスを考慮して、数多くある中から最適な管理システムを選ぶと良いでしょう。
働き方に関連する法令は年々厳しくなっており、違反した場合は罰則が課されることもあります。さらに、社会からの目も厳しくなっています。サービス残業やハラスメントの黙認など、従業員を軽視する企業は、想像以上の社会的制裁を受けるリスクがあります。
システムによって法令に違反する恐れのある勤怠状況を自動的に察知し、管理者・従業員の双方にアラートを出すことができるようになります。
法令違反や労働災害は、企業にとって大きなリスクになります。適切な勤怠・就業管理によって、従業員が安心して健やかに働ける職場をつくり、企業の健全な運営に勤めましょう。
この記事は、株式会社フリーウェイジャパンが制作しています。当社は、従業員10人まで永久無料の勤怠管理システム「フリーウェイタイムレコーダー」を提供しています。フリーウェイタイムレコーダーはクラウド型の勤怠管理システムです。ご興味があれば、ぜひ使ってみてください。
