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勤怠管理のペーパーレス化で業務効率化!

ペーパーレス

勤怠の管理は、とても重要な仕事です。誰が出勤して、誰が休みなのか。きちんと管理しなければ、それぞれの仕事を評価できず、給与の計算もできません。勤怠管理で一般的なのは、紙のタイムカードや出勤簿を使った方法でした。しかし近年は、勤怠管理システムを使ったデジタル管理が広く普及しています。勤怠管理システムを利用したペーパーレス化のメリットは、普段から紙で管理していると気づきにくいもの。そこで今回は、勤怠管理システムの導入によるペーパーレス化で、どんなメリットがあるのかをご紹介します。※2017年3月18日に更新

コストを削減できる

勤怠管理システムの導入とコスト削減は、頭の中で結びつかない方もいるかもしれませんね。実は、紙を使っての勤怠管理には意外と費用が…。 まず分かりやすいコストで挙げられるのは、タイムカードの紙代です。1枚の単価は高くないものの、ちりも積もれば山に。時間が立てば、従業員数が増えれば、それだけ枚数は増えて支出もかさみます。ちなみに、タイムカードには保存期間(義務は3年)があるため、保管場所の確保も必要です。 そして、見えにくいながら最もコストがかかっているのは、手作業での集計にかかる人件費。給与計算のとき、紙のタイムカードを見ながら労働時間などを集計しなければなりません。この業務には、思いのほか手間がかかります。従業員数によっては、その業務で1日かかることも。これにかかる人件費の金額に比べたら、紙代は気にならない程度です。 勤怠管理システムを利用すれば、これらのコストを確実に削減できます。

労働基準法の違反を未然に防ぎやすくなる

タイムカードなど紙で勤怠を管理している場合、超過勤務にすぐに気づかず、労働基準法に違反してしまうこともあります。近年はブラック企業が問題になっていることもあり、労働基準監督署による管理も厳しくなっているそうです。労働基準法に違反するような労働時間が見つかると、勧告がきてしまいます…。 紙での勤怠管理の問題は、勤務状況が「見える化」されていないことです(つど手作業で集計もできますが、非現実的です)。勤怠管理システムを使えば、現時点で、その従業員の労働時間は何時間なのか、超過勤務のリスクがあるのかなど、リアルタイムに把握できます。定期的にチェックしていれば、労基法違反を防ぎやすくなるのです。 勤怠管理システムを使用している場合、勤怠状況をリアルタイムで確認できます。そのため、労働基準法を違反するような勤務を未然に防げるのです。

不正打刻を防止しやすくなる

紙のタイムカードで出退勤を打刻している場合、不正打刻を防ぐのは困難です。個人でタイムカードを保管していれば別ですが、たいていは打刻する場所にまとめて置かれています。誰でも、誰のタイムカードも使える状況です。もちろん、従業員みなさんが誠実な方であれば、そういった心配は無用かもしれません。ただし、それでも不正打刻とは別の問題が発生します。「あ、オレのタイムカードじゃないやつで打刻しちゃった。」というミスです。そんなときは、手書きでの時間を書き直すしかありません。 従業員個人に属するもの、たとえばIC定期券などで認証するタイプの勤怠管理システムを利用すれば、不正打刻を防止しやすくなります。ミスした場合の訂正も、手書きのような手間はかかりません。

勤怠管理をペーパレス化するなら

試しに勤怠管理システムを使ってみたいという方にオススメなのが、クラウド勤怠管理システム「フリーウェイタイムレコーダー」です!初期費用は無料、10名までなら月額利用料も0円で利用できます。フリーウェイタイムレコーダーを使えば、タイムカードの集計を自動化、リアルタイムでの確認ができるように。打刻するときには従業員のICカードや携帯電話を使うため、不正打刻を防止しやすくなります。勤怠管理システムの導入を検討されているなら、ぜひ無料版をお試しください。


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