電子帳簿保存法とは、企業が取引や経理などで作成した帳簿や領収書・請求書・決算書などの国税関係書類を電子化する際に、適切な方法で保存することを義務づける法律です。
電子帳簿保存法は、もともと1998年に開始した法律ですが、2022年1月より緩和した要件が施行されました。そのため、多くの企業でますます電子化を推進しやすくなっています。法に則った対応を行うことで、ペーパーレス化の推進や経理業務の効率化が見込めます。
この記事では、改正電子帳簿保存法の概要から、法令違反を防げるように事業者が行うべき対応のステップまで、わかりやすく解説します。「電子帳簿保存法の改正のポイントを知りたい」「法令遵守のために必要な対応を知りたい」という方は、ぜひご覧ください。
電子帳簿保存法とは、企業が取引や経理などで作成した帳簿や領収書・請求書・決算書などの国税関係書類を電子化する際に、適切な方法で保存することを義務づける法律です。企業の帳簿管理をより効率的かつ正確に行うことを目的として制定されました。
対象は、規模や法人・個人にかかわらず、法人税を納める普通法人や公益法人、個人事業主など、事業を営む全ての事業主です。特に、今回の改正で新たに義務化された電子取引のデータ保存については、全ての事業者が2023年12月31日までに対応方法を定め、実行する必要があります。
電子取引についての適用は全事業者の義務ですが、2022年1月1日施行の改正により2年間（2022年1月1日～2023年12月31日）の宥恕（ゆうじょ：大目にみて許すこと）期間が設けられています。
ただし、宥恕期間とは、実行時期を延期する猶予期間とは異なり「電子保存への対応が難しい場合は2年間に限り大目に見る」という意味でしかありません。義務そのものは2022年1月1日から発生しており、また、2024年からは電子保存が完全に義務づけられる予定です。各事業者には、早期の対応が求められます。
宥恕期間において、以下の2つの要件を満たす場合には電子取引データの電子保存を行わなくとも罰則はありません。
電子取引データの電子保存義務が免除される2要件
宥恕措置の未適用や期間外にも関わらず電子帳簿保存法に基づいた方法で保存すべきデータを保存していないことや、真実性・可視性の確保に関する措置を講じていないことが税務調査で発覚した場合、以下の恐れがあります。
電子保存に関する詳しい内容を見てみましょう。
電子帳簿保存法において、電子保存は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類に区分されます。それぞれの保存方法によって、義務の有無や対象書類、保存期間が異なります。
電子保存の3区分
| 1．電子帳簿等保存 |
自社で電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存 例：
※適用は任意 |
|---|---|
| 2．スキャナ保存 |
紙で受領・発行した書類をスキャニングし画像データで保存 例：
※適用は任意 |
| 3．電子取引 |
電子的に送受信した取引情報をデータで保存 例：
※全事業者を対象として義務づけ |
このうち3つ目の電子取引は、今回の改正により全ての事業者に対応が義務づけられました。電子帳簿等保存・スキャナ保存の適用は任意とされています。
参照：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」
各書類を電子保存に切り替えることで、ペーパーレス化を促進でき、保管スペースや管理工数の削減といったメリットも得られやすくなります。
ただし、電子保存にあたっては4つの要件が定められており、これらを遵守することが必要です。ただ、中小企業においては要件1・2はあまり関係ないことが多く、要件3も一部の企業のみが対象です。そのため、主には要件4を押さえておくと良いでしょう。
もし自社で開発したプログラムを使用する場合、税務職員や企業担当者が速やかに各電子データを参照できるよう、データ作成をおこなうソフトのマニュアルを整備しておくことが必要です。
データが確認できるように、ディスプレイやアプリを備え付けることが求められています。通常、業務で使っている設備があれば問題ありません。
一部の事業者は、原則として以下を検索できる状態にしておく必要があります。
専用ソフトの機能を活用するほか、ファイル名・フォルダ名で上記を明示したり、表計算ソフト（Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートなど）で索引簿を作成したりする方法も認められています。
ただし、2022年末に公表された「令和5年度税制改正大綱」により、年間売上高が5,000万円以下で、税務調査の際に取引データを取引年月日や取引先ごとなどに整理された状態でダウンロードできる事業者については、検索要件は不要とされています。
以下のいずれかを行うことで、データが正しいものであることを担保する必要があります。
1・2のタイムスタンプ付与や3のシステム利用を行う場合は、利用可能なシステムの選定や取引相手との調整が必要となる可能性があります。詳しい対応ステップは「電子帳簿保存法に向けて事業者が行うべき4ステップ」の章で解説します。
4の事務処理規定であれば、システムの新規導入や変更は不要です。事務処理規定の雛型は国税庁の「参考資料（各種規程等のサンプル」で公開されているので、対応を考えている事業者の方は参考にしてください。
電子帳簿保存法は1998年に開始し、20年以上にわたって何度か改正が繰り返されています。当初は制限も多いものでしたが、改正のたびに要件緩和が進み、企業にとってデータの電子化が進めやすくなりました。
特に、2021年の税制改正では抜本的な要件緩和が行われ、この変更された内容が2022年1月から施行されています。
電子帳簿保存法の主な改正の流れ
| 1998年 | 電子帳簿保存法が開始。国税関係帳簿の電子保存が可能になるが、紙の書類をスキャンして電子化することは認められない。 |
|---|---|
| 2005年 | e-文書法により、電子帳簿保存法スキャナ保存制度が開始。ただし、電子署名が必要であり、3万円以下の国税関係書類に限定。 |
| 2015年 | 3万円未満の金額基準が撤廃され、金額に関わらず紙の書類をスキャンして電子化できるようになる。電子署名も不要に。定期検査などの適正事務処理要件が追加。 |
| 2016年 | デジタルカメラやスマートフォンでも電子化が認められる。ただし、証憑を受け取った本人がスキャンする場合は自署が必要。 |
| 2019年 | 過去分の重要書類も税務署に届け出れば対象になる。 |
| 2020年 | コーポレートカード等のキャッシュレス決済の場合は領収書が不要になる。 |
| 2021年 | 要件が抜本的に緩和。タイムスタンプ要件の緩和、適正事務処理要件の廃止、検索要件の緩和が実施された。2022年1月より施行。 |
参考：国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました」
本章では、2022年1月からの法改正で変更されたポイントを簡単に解説します。
これまで電子帳簿保存法による電子化の際は、申請書の作成と運用開始3カ月前までの所轄税務署への申請が必要でしたが、今回の改正を受けて不要になりました。準備が整えば、全事業者がすぐに電子化を開始できます。
これまでスキャンした重要書類の処理や廃棄には「記録事項の確認（相互けん制）」「定期検査」といった細かな要件が設けられていましたが、廃止されました。これにより、紙書類の受領、スキャン、廃棄までのサイクルが早くなり、業務効率化が見込めます。
スキャナ保存・電子取引において電子データの記録事項に関する改ざんや隠蔽などの不正があった場合、通常課される重加算税に加え、さらに10%がペナルティとして加算されます。
従来容認されていた、Web請求書などを紙に印刷したものの保存が不可となりました。ただし、2023年12月31日までの宥恕（ゆうじょ）期間において、条件を満たした事業者についてはこの限りではありません。
2022年から施行された改正電子帳簿保存法により、2024年までに全ての事業者で電子取引について対応が求められることになりました。
対応には検討・導入の時間がかかるものもあるため、未対応の企業はスケジュールを確認し、間に合うように検討をスタートさせる必要があります。
ここからは、事業者が行うべき4つのステップを紹介します。
まずは、どの帳簿・書類をどの方式で電子保存するのかを決めましょう。自社の業務において非効率な書類を把握し、その中でも請求書や領収書など件数が多く回覧が多い書類を電子化することで大きな効果が期待できます。また、2023年10月から始まるインボイス制度によって、請求書の保存が増えるため、まずは請求書や領収書を電子化することが効果的です。
インボイス制度とは、企業間の取引において、請求書のデータを電子化し、それをやりとりすることで、請求書の受領・承認、支払い処理などの業務を効率化する制度です。インボイス制度について詳しくは、国税庁「特集 インボイス制度」をご覧ください。
次に、保存先システムの選定と導入を行います。電子帳簿保存法の機能要件を満たすと認定された、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証マークが付された経理システムを利用するのがおすすめです。
ただし、現状利用している経理システムでも必要に応じてアップデートやオプションの機能追加を行うことで利用が可能になる場合もあります。
法的要件ではありませんが、データの消滅リスクに備えてバックアップデータを一定期間保存できるものを選ぶと良いでしょう。
システムの選定に迷う場合は、国税庁の要件適合性に関する事前相談窓口の利用も可能です。
帳簿を扱う部署での業務フローの見直しも行いましょう。これまで書面でやりとりしていた請求書や領収書が電子データになると、取引先とのやりとりや、従業員から経理部への支払い申請・経費精算などの方法が変わる可能性があります。変更後のフローは社内外に発信し、ルールを徹底させます。
必要に応じて、データの真実性確保のための事務処理規程の整備を進めます。自社で開発したプログラムを使用する場合は、システム開発関係書類の備え付けも必要です。ただし、これらはすべての事業者で必要となる訳ではないため、自社のフローに合わせて整備することが大切です。
最後に、電子帳簿保存法の対応の推進にあたり、注意しておきたい点をあわせて確認しておきましょう。
紙書類から電子データ保存に切り替えるにあたり、各企業には一層の情報セキュリティ対応が求められます。脆弱なシステムやずさんなルール運用を行ってしまうと、重要な帳簿や書類の漏洩や不正アクセスにつながってしまう恐れがあるためです。
電子保存化に合わせ、以下のような対策も合わせて整備しましょう。
| セキュリティ強化 |
|
|---|---|
| 故障・災害対策 |
|
| ヒューマンエラー防止 |
|
電子帳簿保存法により、2024年からは電子取引の対応が全事業者に完全義務化されます。書類の電子保存により、ペーパーレス化や業務効率化につなげられ、生産性向上が期待できるでしょう。定められた要件を守り、また合わせて情報セキュリティ対策も講じることで、メリットを享受しましょう。
| Q1．電子帳簿保存法とは？ |
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電子帳簿保存法とは、企業が取引や経理などで作成した帳簿（取引の日付、内容、金額、場所などの情報を含み、財務状況を管理するための書類）を電子化する際に、適切な方法で保存することを義務づける法律です。 電子帳簿保存法について詳しくは、「電子帳簿保存法とは、国税に関係する書類の電子保存ルールを義務づけたもの」の章をご覧ください。 |
| Q2．電子帳簿保存法に違反した場合はどうなる？ |
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電子帳簿保存法は、すべての事業者に関係する法律であるため、電子帳簿保存法に基づいた方法で保存すべきデータを保存していないことや、真実性・可視性の確保に関する措置を講じていないことが税務調査で発覚した場合、以下の罰則が考えられます。
詳しくは、「電子帳簿保存法違反の罰則」の章をご覧ください。 |
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