2019年4月から改正された労働安全衛生法によって、「労働時間の客観的な把握」が義務付けられました。企業には、従業員の労働時間を適切に管理することが求められています。この労働時間管理は、従業員の働き過ぎを防ぎ快適な職場環境を作るうえで重要な存在です。
今回は、労働時間管理の概要や対象者、必要になった背景、実施する際のポイントなどを解説します。
労働時間管理とは、企業が「従業員の労働時間を正確に把握して管理すること」です。ひとりでも従業員を雇用していれば、企業規模に関わらず適切な労働時間管理が求められます。
2019年4月に労働安全衛生法が改正され「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が制定されたことで、この労働時間管理が義務付けられました。始業時間や終業時間、休憩時間などを含めて、従業員の労働時間に関わる内容を正確に管理しなければなりません。
また、「業務で義務付けられている研修や教育訓練」「企業からの指示で業務に必要な学習を行っていた時間」なども労働時間に該当するため、企業はこれまで以上に細やかに従業員の労働環境に気を配る必要があります。
労働時間管理は、原則として従業員を雇用する企業すべてに義務付けられています。正社員やパート、アルバイトなど、自社と雇用契約を結んでいる従業員はすべて対象です。
以下の「みなし労働時間制が適用される従業員」は労働時間管理の対象外となります。
事業場外で働いており労働時間の算出が困難な従業員
社外での活動時間が多く、正確な労働時間の把握が難しい従業員のことです。「事業場外みなし労働時間制」とも呼ばれます。
専門業務型裁量労働制が適用される従業員
仕事の取り組み方のほとんどを従業員の裁量に任せる必要があるため、「企業から業務に関する具体的な指示出しをすることが難しい」と認定された職種のことです。「新商品・技術の開発業務」「衣装や広告などのデザイン考案業務」「金融商品の開発業務」など、20職種が該当します。
全20業務の詳細は「厚生労働省 | 専門業務型裁量労働制の解説p.6〜8」をご確認ください。
企画業務型裁量労働制が適用される従業員
事業運営に関わる企画や立案、調査、分析業務を担当しているため、取り組み方の大半を従業員の裁量に任せる必要があると認定された職種のことです。「本社の企業戦略設計など事業運営に関わる業務」「企画・立案・調査・分析に関わる業務」など、4項目を満たした場合に適用されます。
各要件の詳細や詳しい対象業務例などは「厚生労働省 | 企画業務型裁量労働制の解説p.10〜12」をご確認ください。
ただし、労働時間管理の対象外だからといって、無制限に働かせることは許可されていません。対象外の従業員についても、企業は「過度な業務負担を負わせない」などに気を配る必要があります。
この労働時間管理が必要な背景として、大きく以下の4つが挙げられます。
日本では「年間の総労働時間」は減少傾向にあります。しかしこれは、総労働時間が比較的短いパートタイムの比率が高まっていることが要因と考えられており、決して「従業員全体の労働時間が減っている」というわけではありません。実際、日本における残業時間（所定外労働時間）は、令和2年から増加傾向にあります。
画像引用：厚生労働省 | 人口構造、労働時間等についてp.7
こうした状況もあり、日本では長時間労働による「過労死ライン超え」が問題化しています。「残業時間が月80時間を超える」「勤務間に適切な休憩が設けられていない」といった過労死ライン超えが常態化すれば、従業員のワークライフバランスが崩れるだけでなく、最悪の場合は過労死や精神疾患など取り返しがつかない事態を引き起こすかもしれません。
上記のような重大な事態を防ぐために、企業は従業員の労働時間を適切に管理して健康を守る必要があります。
過労死ラインについては、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：過労死ラインとは？労働時間を含めた基準や労災認定の条件、必要な対策などを解説
従業員の時間外労働が月60時間を超えた場合、企業は残業代の割増賃金率を「50％以上」に引き上げる必要があります。割増賃金率の引き上げは2023年4月から実施されており、大企業・中小企業を問わず適用されています。
この引き上げが実施されたことで、企業は今まで以上に正確な労働時間管理が求められるようになりました。
特に中小企業の中には、リソースの問題で労働時間の管理体制が整備されておらず、従業員の勤務状況の把握が曖昧になっている部分があるかもしれません。しかし、そうした状況を放置すると、「正確に割増賃金を支払えていない」といった事態を引き起こす可能性があるため要注意です。
割増賃金率の引き上げについては、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：月60時間残業の割増賃金率が5割増へ｜中小企業がすべき4つの対策
参照：厚生労働省 | 月60時間を超える時間外労働の 割増賃金率が引き上げられます
原則として企業は、従業員に対し「月45時間・年360時間」を超える時間外労働を行わせることができません。臨時で特別な事情がある場合でも「年720時間以内」などの上限規制が定められています。
もし上限規制を超えて働かせてしまうと、企業に「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰⾦」が課されます。こうした罰則を受けないためにも、企業は従業員の労働時間を正確に管理し、法律で定められた上限規制を超えないよう配慮することが必須です。
労働時間管理を通じて現場の状況を正しく把握し、必要に応じて「業務量の調整」「割り振りの見直し」など実行すれば、従業員にとって働きやすい職場環境を構築できます。職場環境が改善されて従業員の満足度も上がれば、優秀な人材の定着率向上が期待できるため、企業にとって大きなプラスです。また、対外的にも「従業員の労働環境に配慮した企業である」とアピールできるため、採用時活動に優秀な人材から応募が来る可能性を高められます。
労働時間管理をする際は、主に以下の項目を把握してください。
上記のように、従業員の出退勤に関する項目を細かく把握することが重要です。
労働時間管理をする際は、以下の点を確認してください。
労働時間管理では、原則として「従業員による労働時間の自己申告」は認められません。勤怠管理システムやタイムカード、ICカードなどを使い、労働時間を把握・管理することが必要です。従業員・企業の双方が「客観的」に労働時間をチェックできるよう心がけてください。
やむを得ず「従業員の自己申告で労働時間を管理する」という場合は、以下の措置が必要です。
自己申告時に必要な対応の詳細は「厚生労働省 |労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインp.5〜8」をご確認ください。
労働時間管理における「労働時間」の範囲とは、具体的に「企業の指揮命令下に置かれている時間」を指します。実際に職場で働いている時間はもちろん、以下も「労働時間」に含まれるため、企業は必ず確認してください。
上記のように、従業員の行為が「客観的に見て企業から義務付けられた労働であるといえるか？」によって判断されます。
参照：厚生労働省 | 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインp.3
「法定帳簿」とは、従業員を雇用する企業に対して保存が義務付けられている、従業員の名簿や賃金台帳、出勤簿などの書類のことです。この法定帳簿を正しく作成・運用することで、適切な労働時間管理を実現できます。
代表的な法定帳簿としては、以下4つが挙げられます。
賃金台帳
賃金計算の基準となる帳簿のことです。事業場ごとで作成します。記載項目として「氏名・性別・賃金計算期間・労働時間数・労働日数」などが挙げられます。この賃金台帳に記載した労働時間をもとに管理するため、特に重要性が高い書類です。
労働者名簿
従業員の名簿のことです。事業場ごと、かつ労働者ごとで作成します。記載項目として「氏名・生年月日・性別・住所・従事する業務・雇用年月日」などが挙げられます。
出勤簿
労働時間を記録した帳簿のことです。記載項目として「出勤日・始業および終業時間・休憩時間・残業時間」などが挙げられます。
年次有給休暇管理簿
従業員ごとの有給取得状況を記録した帳簿のことです。記載項目として「取得日・付与日・日数」が挙げられます。
上記の書類は労働基準法第109条で、5年間の保存が義務付けられています。ただし猶予期間として、当面の間は3年間の保存でも問題ありません（2024年9月時点）。
参照：
厚生労働省 | 改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ p.6
「労働時間等設定改善委員会」とは、労働時間管理の現状を把握し、必要に応じて労働時間管理における問題を解消する組織のことです。企業・従業員、双方の代表者で構成されており、労働時間管理に関する問題解消に向けて話し合うことができます。「労働時間等の設定の改善に関する特別措置法」によって設置が認められています。
労働時間は「1分単位での管理」が義務付けられています。1分単位ではない場合、切り捨てられた残業時間分の賃金が未払いとなってしまうため、ご注意ください。
参照：大阪労働局 | よくあるご質問（時間外労働・休日労働・深夜労働）
テレワークをする場合も、ここまで解説した考え方と同じような労働時間管理が求められます。とはいえ、企業の目が届きにくい場所で勤務する以上、別途で規則を作成することも必要です。例えば、「中抜け時間を時間単位の有給として扱う」「自宅やサテライトオフィスなどテレワークの実施場所を就業規則で明示する」などが挙げられます。
参照：厚生労働省 | テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン
このように、従業員の労働時間を正確に管理するには、「客観的に確認できること」が大前提となります。自己申告でも管理は可能ですが、「改ざんの可能性が0ではない」「企業から従業員へ説明が必要になる」といった懸念点もあります。
なるべく企業の手間を減らしつつ正確な労働時間を管理するには、勤怠管理システムの活用もオススメです。勤怠管理システムであれば、ICカードやブラウザ打刻などを活用し、自動で労働時間を集計できます。システム上ですべて管理できるため、「従業員によるタイムカードの書き換え」「企業による残業時間の書き換えの指示」といった不正も発生しません。テレワーク時も、従業員の自宅から正確な労働時間を把握できる点が魅力です。
勤怠管理システムの詳細については、以下の記事でも解説しています。
関連記事：勤怠管理システムとは？機能や導入メリット、初めての方でも迷わない選び方のポイントなどを詳しく解説
実際に勤怠管理システムを選ぶ際は、株式会社フリーウェイジャパンが提供する勤怠管理システム「フリーウェイタイムレコーダー」もご検討ください。フリーウェイタイムレコーダーは、従業員10人までなら永久に無料で利用できる勤怠管理システムです。クラウド型であるため、特別な準備は不要で今すぐ導入できます。「企業の規模が小さいのでシンプルな打刻機能があればOK」「コストをかけずに労働時間を管理したい」といった方は、まずはこちらのページから詳細をご確認ください。
2019年4月から、従業員を雇用する企業に「労働時間管理」が義務付けられています。従業員の過労死ライン超えを防ぎ、適切な職場環境を守るためにも必ず実施しなければなりません。
労働時間を適切に把握・管理するためには、リアルタイムで勤務状況を把握できる「勤怠管理システム」の活用が有効です。勤怠管理システムによって適切な労働時間管理をすることで、残業や長時間労働を防げるため、労働環境の改善や労務コンプライアンスの強化にもつながります。労働時間管理について正しい知識を身に付けて、正確な管理ができるよう体制を整えてください。
| Q1.労働時間管理は企業の義務？ |
|---|
|
労働時間管理は企業の義務です。「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」の中で明記されています。 |
| Q2.労働時間管理は1分単位で行う必要がある？ |
|
1分単位で行う必要があります。1分単位で行わないと、管理していない労働時間分の賃金が未払い扱いとなるため、ご注意ください。 |
| Q3.労働時間管理にはどんな方法がある？ |
|
労働時間は「客観的に確認できる方法」で管理する必要があるため、勤怠管理システムの活用がオススメです。 |
| Q4.労働時間の把握を怠った場合に罰則はある？ |
|
「労働時間の把握を怠った」ということ自体への罰則はありません。しかし、把握を怠り労働時間の上限規制を超えた場合、企業に「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰⾦」が課されます。 |
