労働時間管理を正しく実施するために

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従業員を雇用すると、一人ひとりの労働時間を正確に管理しなければなりません。2019年4月より施行された働き方改革によって、「労働時間の客観的な把握」が義務付けられました。使用者となる企業は、従業員の労働時間を適切に管理することが求められています。 今回は、そもそも労働時間管理とは何か、労働時間管理を正確に実施するポイント、役員における労働時間管理の必要有無についてご紹介します。

労働時間管理とは何か

労働時間管理とは、企業が従業員の就業状況を正確に把握して管理することです。

2019年4月の労働安全衛生法改正によって、この労働時間管理が義務付けられました。企業の規模に関わらず、一人でも従業員を雇用していれば、労働時間管理を適切に行わなければなりません。

この労働時間管理が義務付けられた理由は、労働者の健康を確保するためです。2019年4月以前では、残業代の未払いや過労死が後を絶たず、大きな社会問題となっていました。

そこで『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』が定められ、適切な労働時間管理によって賃金の未払いや過労を防ぐ動きが進められています。

労働時間管理を正しく実施するポイント

労働時間管理は企業の義務ですが、正しく管理するためには従業員の出勤時間・退勤時間を漏れなく打刻してもらう必要があります。

しかし、紙のタイムカードで打刻している場合、打刻漏れが発生しやすくなるほか、集計のタイミングで初めて長時間労働に気付くケースも少なくありません。

働き方改革関連法では、労働時間の管理に加えて、「時間外労働の上限規制」も導入されています。違反した場合は罰則を科せられるおそれがあるため、日頃から従業員の就業時間についても正確に把握しておく必要があります。

こうした打刻忘れや残業時間の上限超過を防ぐためには、従業員にとって使いやすく、日頃から労働時間を可視化できるような打刻方法を取り入れることがポイントです。

「勤怠管理システム」を活用すれば、スマートフォンやパソコンから打刻が可能になり、従業員による押し忘れを防止できます。また、リアルタイムで勤務状況を把握できるため、残業や長時間労働を未然に防ぐことも可能です。

さらに、打刻されたデータは給与システムとも連携できるため、残業代の適切な支払いが可能になるほか、人事や経理部門の負担も軽減できます。

法定三帳簿について

労働時間管理を正しく行う方法の一つとして「法定三帳簿」を活用する方法があります。 法定三帳簿とは、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿等の3つの帳簿を指しており、企業が作成したうえで一定期間の保存が義務付けられています。

■労働者名簿

労働基準法第107条および労働基準法施行規則第53条において、本社や支社といった事業場ごと、かつ労働者ごとに作成義務がある帳簿です。

■賃金台帳

労働基準法第108条および労働基準法施行規則第54条において、事業場ごと、かつ労働者ごとに作成が義務付けられている帳簿です。

■出勤簿等

労働時間を把握・管理するための帳簿です。労働者名簿や賃金台帳とは異なり、記載しなければならない事項や様式は定められていません。一般的には、出勤日ごとの始業・終業時刻、時間外労働時間などを見やすいように整理して記載します。

これらの法定三帳簿のなかで、労働時間管理にとくに必要とされる帳簿は「出勤簿等」です。2020年4月1日施行の改正労働基準法によって、5年間の保存が義務付けられています。※経過措置として当面は3年間の保存とされています。

労働時間外勤務の管理の必要性

労働時間管理では、時間外勤務についても適切に管理しなければなりません。日頃から残業や長時間労働の状況を把握できるよう、社内でルールを定めておく必要があります。

たとえば、休日出勤・深夜労働・時間外労働がある場合には、従業員が上司や管理職に対して申請・承認を得るようにするなどのルールが挙げられます。

申告制にすることで、事前に上司や管理者が時間外労働を把握できるようになります。また、長時間労働が頻繁に発生する場合には、業務分担やスケジュール調整など、時間外労働を減らすための対策を講じられます。

時間外労働を削減できるようになれば、労働環境の改善にもつながるでしょう。なお、労働時間外勤務の把握は、管理職も対象となります。

自己申告の労働管理についての考え方

労働時間管理を行ううえで、従業員の勤怠情報を記録・管理することが重要です。 厚生労働省のガイドラインでは、従業員の勤怠情報を管理する方法として、以下の2種類を挙げています。

  • 使用者や勤怠管理の担当者が直接確認・記録する方法
  • タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間などを使って記録し、実際の労働時間に誤りがないかを確認する方法

原則として自己申告による労働時間管理は認められていませんが、自己申告で管理せざるを得ない事業所もあります。

そのような場合は、以下の措置が必要になります。

  • 自己申告での労働管理について従業員に説明をして許可を得る
  • 勤怠管理対象者へガイドラインの概要を説明する
  • 実態と自己申告に誤りがないかを定期的に確認する

会社法による定義と労働時間管理の必要有無について

労働時間管理は、原則として従業員を雇用する企業すべてに義務付けられています。

ただし、労働契約ではなく「委任契約」を結んでいる役員については、労働時間管理の対象外になるケースがあります。なお、会社法における役員の定義は取締役、会計参与および監査役(会社法第329条)とされています。

ここからは、会社法に基づき、労働時間管理が必要になるかどうかについて解説します。

取締役・会計参与・監査役

取締役・会計参与・監査役は、従業員を雇用する立場(使用者)に該当するため、労働時間管理の対象にはなりません。

会社における執行役員・理事・参事など

会社における執行役員・理事・参事などの役職は、会社法上では従業員に該当します。会社と雇用契約を結ぶ労働者の位置付けとなるため、労働時間管理が必要です。

管理監督者

管理監督者についても会社法上では従業員に分類されるため、労働時間管理の対象です。

かつての労働基準法では、管理監督者の時間外労働に上限規制はありませんでした。しかし、2019年4月に改正された「労働安全衛生法」によって、管理監督者の労働時間管理が義務化されました。

みなし労働時間制の適用者

みなし労働時間制(裁量労働制)の適用者は、労働時間管理の対象にはなりません。ただし、長時間労働を防ぐために適正な労働時間を管理する責務が使用者に課せられています。

みなし労働時間制の適用者とは、下記のように定められています。

▼みなし労働時間制が適用される労働者

  • 事業場外で労働する者であって、労働時間の算定が困難な者
  • 専門業務型裁量労働制が適用される者
  • 企画業務型裁量労働制が適用される者

まとめ

2019年4月1日から、従業員を雇用する企業に労働時間管理が義務付けられています。 労働時間を適切に把握・管理するためには、リアルタイムで勤務状況を把握できる「勤怠管理システム」の活用が有効です。

勤怠管理システムによって適切な労働時間管理を行うことで、残業や長時間労働を防げるため、労働環境の改善、労務コンプライアンスの強化にもつながります。労働時間管理について正しい知識を身に付けて、正確な管理ができるように体制を整えましょう。

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