2020年4月から、特定の法人に関して、社会保険や労働保険に関する一部の手続きの電子申請が義務化されました。
書面での申請の場合、書類を整理して実際に窓口に足を運ぶという手間がかかります。しかし、電子申請であれば、提出時間を縛られることも場所を移動する必要もなく、ただでさえ時間の限られているバックオフィス業務を飛躍的に効率化することが可能です。今後を見据えて、義務化対象企業でなくても、電子申請に切り替えを検討している企業も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、義務化対象となる企業や申請方法、さらに電子申請可能な手続きの一覧まで紹介します。
2020年4月から、行政手続きコスト削減のため、特定の法人の事業所が社会保険・労働保険に関する一部の手続きを行う場合には、電子申請を行うことが義務化されました。電子申請の義務化対象には、大企業だけでなく、中小企業も業種によっては該当する可能性があります。
電子申請義務化対象となる法人
| 一定規模以上の企業 | 資本金／出資金／銀行等保有株式取得機構に納付する拠出金の額が1億円を超える法人 |
|---|---|
| 保険業法に基づく相互会社 | 株主が存在せず、契約者自体も構成員に含まれる企業 |
| 投資法人 | 投資信託及び投資法人に関する法律に基づき設立された、投資家から集めた資金を特定の資産に投資し運用することを目的とする法人 |
| 特定目的法人 | 資産の流動化に関する法律に基づき設立された、企業の保有する不動産を証券化するなど、特定の目的のために設立された法人 |
電子申請の対象となる手続きは、「健康保険・厚生年金保険」「労働保険」「雇用保険」、つまり社会保険・労働保険に関わるものです。
電子申請手続きの対象
義務化対象となった法人は、一定の理由がなければ社会保険・労働保険に関する手続きは電子申請以外で認められません。保険手続きの一部や、第三者に委託して手続きを行う場合も義務化対象です。
電子申請の対象となる手続き（電子申請義務対象企業）
| 対象 |
|
|---|---|
| 対象外 |
|
実際に電子申請を行う方法は、「e-Govを利用する方法」と「API対応ソフトから申請する方法」の２つがあります。それぞれの方法について紹介します。
1つ目はe-GovのWebサイトから直接申請する方法です。
e-Govは、各府省がインターネットを通じて提供する行政情報の総合的な検索・案内サービスの提供、各府省に対するオンライン申請・届出等の手続きの窓口サービスの提供を行うポータルサイト（電子政府の総合窓口）です。アカウントを作成し、アプリケーションから申請することで申請できます。
e-Gov電子申請を利用する際のアカウントには複数の種類があります。自社の使い勝手やニーズに合わせてアカウントを選びましょう。
API申請とは、外部連携APIに対応した民間業務ソフトから申請をすることです。
外部連携APIを使用することで、申請データの作成や申請、公文書取得などを行うことができます。
自社システムで作成したCSVデータをインポートするだけでe-Gov申請書を作成できたり、一括申請などで漏れ防止や書き方をナビゲートしてくれたりするシステムもあります。日々の業務でも使える人事管理システムから管理できるため、連携しておけば申請のためにわざわざ新しくアプリをインストールしたり、手続き方法を調べ直したりする必要がありません。
2020年に始まったマイナンバーを基軸とした各種届出の効率化を目指すシステム「マイナポータル」では、社会保険・税手続申請に対応しているサービス情報の一覧を公開しています。
e-Gov対応のAPIソフトによって電子申請方法が異なるため、詳しい手続き方法は、各APIソフトの提供元へ確認してください。
義務化対象となっている企業以外であっても、電子申請に切り替えることで、以下のメリットがあります。
| 1．24時間申請できる | 窓口が空いている時間に限らず、ネット上ではいつでも申請することができます。電子申請を利用すれば、17時までに役所にいかなければいけないと焦る必要はありません。 |
|---|---|
| 2．手書きによるミスを防げる | 手書きによる誤字や読み取りミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。漏れ防止や書き方をナビゲートしてくれる機能がある場合もあります。 |
| 3．時間やコストを削減できる | 直接窓口に行かなくて済むので、複数の窓口を回ることや手書きすることもなく、移動にかかる時間や人件費などを削減できます。 |
| 4．情報の共有が簡単にできる | 過去にどのような申請が行われたかを見ることで、タスクの引き継ぎが楽になり、手続き漏れにも気づくことができます。 |
デジタル庁による調査によれば、オンラインで実施できる手続き件数の割合は85%（※令和3年現在）と大部分の手続きを電子申請できるようになっています。これまで書面申請で行っていた手続きでも、電子申請で済む可能性があります。
以下に、電子申請が可能な手続きと届出形式をまとめました。
電子申請が可能な手続き（電子申請義務化対象含む）※令和4年時点
| 名称 | 目的 | 形式 |
|---|---|---|
| 被保険者資格取得届 | 従業員を採用した際に厚生年金保険や健康保険への加入を必要とする人がいる場合、事業主が提出する書類 | KPFD様式(CSV データ) |
| 被保険者資格喪失届 | 従業員が解雇、退職、死亡などの理由により「健康保険」及び「厚生年金保険」の資格を喪失するときに、手続きが必要になる書類 | KPFD様式(CSV データ) |
| 被保険者報酬月額算定基礎届 | 健康保険・介護保険・厚生年金保険の標準報酬月額が給与と大きく離れないように、年に一度標準報酬月額を見直して届ける書類 | KPFD様式(CSV データ) |
| 被保険者報酬月額変更届 | 被保険者・70歳以上被用者の受ける報酬が、昇給や降給により大幅に変動があった場合に提出する書類 | KPFD様式(CSV データ) |
| 被保険者賞与支払届 | 企業が賞与を従業員に支給した際に、管轄の年金事務所または事務センターに提出する書類 | KPFD様式(CSV データ) |
| 健康被扶養者（異動）届 | 従業員の結婚・子供の出生・死亡など、被扶養者に変更があった場合に、社会保険事務所または健康保険組合に提出する書類 | CSVデータ |
| 新規適用届 | 事業所が厚生年金保険および健康保険に加入すべき要件を満たした場合に事業主が日本年金機構へ提出する書類 | xml様式 |
| 任意適用申請書 | 任意適用を申請する事業所が任意適用事業所の認可を受けるために提出する書類 | xml様式 |
| 任意適用取り消し申請書 | 任意適用を申請する事業所が任意適用事業所の取消を受けるために提出する書類 | xml様式 |
| 一括適用承認申請書 | 本社・支社ごとに社会保険が適用されている適用事業所で、本社・支社を一つの適用事業所として社会保険を適用する場合に提出する書類 | xml様式 |
| 産前産後休業取得者申出書／変更（終了）届 | 被保険者が当初申し出した産前産後休業期間に変更があったときや、産前産後休業終了予定日前に産前産後休業を終了したときに提出する書類 | xml様式 |
| 産前産後休業終了時報酬月額変更届 | 産前産後休業が終了となる被保険者が、産前産後休業終了後に受ける報酬に変動があった場合、当該被保険者の申出により事業主を経由して提出する書類 | xml様式 |
| 育児休業等取得者申出書（新規・延⾧）／終了届 | 育児休業中の保険料免除を受けている被保険者が育児休業終了予定日前に育児休業を終了した場合に事業主が届け出る書類 | xml様式 |
| 育児休業等終了時報酬月額変更届 | 育児休業が終了となる被保険者が、育児休業終了後に受ける報酬に変動があった場合、当該被保険者の申出により事業主を経由して提出する書類 | xml様式 |
| 介護保険適用除外等該当・非該当届 | 被保険者が事業主に届書を提出し、事業主が提出する書類 | xml様式 |
最後に、社会保険・労働保険の電子申請義務化に関してよくある質問をまとめました。
義務化対象企業が正当な理由なく電子申請を行わなかったとしても、現時点では、法律上罰則はありませんが、申請が受理されない可能性があります。リスクや利便性のメリットを鑑みて、電子申請義務化対象企業であれば、体制を整えるべきでしょう。明確に示されてはいないものの、今後罰則ができる可能性もあります。
紙での申請に比べて電子申請はコストカットやミス防止などの効果を期待できるため、電子申請義務化対象ではない企業であっても、電子申請に切り替えることがおすすめです。
義務化対象外の企業であっても、電子申請が可能な手続き一覧で紹介した書類は、電子申請が可能です。
今後、電子申請義務化の対象企業が拡大される可能性もあるため、あらかじめ電子申請に切り替えておけば、義務化されても大きく混乱することが防げます。
ここまで電子申請が義務化となる企業や手続きの種類、さらに電子申請の手続き、メリットを説明しました。義務化対象となっていない企業であっても電子申請を行うことで、業務効率化やミスの防止など、多くのメリットを期待できます。
せっかくだったら電子申請のときだけではなく、日常でも活躍してくれるようなソフトが気になることかと思います。
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