勤怠管理に使うツールは、様々なものがあります。出勤簿、タイムカード、パソコンで使う勤怠管理ソフト、専用端末が必要な勤怠管理システムなど。それぞれに特徴がありますが、出勤簿や紙のタイムカードにはデメリットが。オススメなのは、勤怠管理システムです。ただし、使いこなせない勤怠管理システムを導入してしまうと、適切に勤怠管理できなくなってしまうかも。そこで今回は、勤怠管理システムを選ぶ際のポイントについて紹介します。
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間や休憩時間、残業時間、有給取得日、シフトなどの勤務情報全般を管理するシステムです。 従来は「紙のタイムカードで打刻する」「Excelに手動で入力する」といった方法が主流でした。しかし、働き方改革や新型コロナウィルスの影響による在宅勤務の推奨などにより、「従業員がオフィスに行く」ということが絶対ではなくなりつつあります。 そうした状況下で、従業員の出退勤を「場所を問わず・正確かつ柔軟に管理する手段」として効果的なのが、勤怠管理システムの活用です。
勤怠管理システムの機能は、大きく「基本の機能」「オプションでの搭載が多い機能」の2つに分かれます。具体的な機能の例は以下の通りです。
（1）基本の機能
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 勤怠打刻機能 | 従業員が出退勤時間や休憩時間などを打刻する機能です。ICカードや手動、ブラウザなど、製品ごとに幅広い方法で打刻できます。打刻した位置情報を共有できる製品もあります。 |
| 勤怠集計機能 | 従業員の勤怠情報を集計する機能です。日々の出退勤時間や休憩時間、残業時間、深夜労働時間、休日出勤、遅刻・早退・欠勤などの情報を集計できます。製品によっては、部署ごとで集計ルールを設定可能です。 |
| 管理機能 | 組織単位で従業員の勤怠情報を一括管理する機能です。特定の従業員へ権限を付与できることが多く、勤怠情報を操作できる人物を限定することで、不正打刻や不自然な修正を防止できます。 |
| 外部システム連携機能 | 外部システムと連携する機能です。例えば給与計算ソフトと連携できれば、打刻情報をもとに自動で勤務時間を集計し、給与を算出する手間を省けます。 |
（2）オプションでの搭載が多い機能
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| シフト管理機能 | 従業員のシフト作成や配布などを実行する機能です。オンライン上でシフトの共有・確認・修正が可能なため、場所を問わず従業員とやり取りしながらスムーズに調整できます。 |
| アラート機能 | 「残業時間が規定を超過している」「打刻漏れがある」などの場合に、管理者や従業員へアラートを通知する機能です。自動で通知できるため、長時間労働の見落としや打刻忘れによる給与計算ミスなどを防止できます。 |
| 休暇管理機能 | 有給や企業ごとの特別休暇などを管理する機能です。従業員ごとに休暇取得状況を確認できるため、「有給の取得率が低い従業員へ声掛けする」などをスムーズに実施できます。 |
| ワークフロー機能 | 残業申請や有給申請、出張申請など、勤怠に関するさまざまな申請・承認を実行する機能です。紙で提出する手間がないため、業務効率化につながります。 |
上記の機能はあくまでも一例です。詳細は製品ごとで異なるため、自社の目的と照らし合わせ最適な機能を搭載したシステムを選ぶことが重要です。
勤怠管理システムの導入は、企業・従業員の双方にメリットをもたらします。
まずは、「企業目線」での導入メリットを解説します。
勤怠管理システムでは、ICカードやブラウザ打刻などで自動的に出退勤を集計できます。必ずしもオフィスから打刻する必要がないため、「在宅勤務メインのため出社は週に1回のみ」「直行直帰の機会が多い」など、従業員の働き方を問わず柔軟に勤怠を管理可能です。打刻のために出社する必要がなく、勤怠情報の修正に使う時間も削減できるため、業務効率化につながります。 さらに「従業員がタイムカードを書き換える」「企業が残業時間の書き換えを指示する」といった不正な勤怠管理も防止できます。働き方が多様化する中で、従業員の勤務形態を問わず正確に勤怠を管理できるのは魅力です。 万が一不正な勤怠管理が発生した場合の対応方法は、以下の記事で解説しています。
関連記事：勤怠記録の改ざんが発覚したときはどうすればいい？予防方法についても解説
不正打刻を防止し従業員の出退勤情報を正確に把握することで、状況に応じた適切な改善策を実行できます。例えば「従業員が過度に休日出勤をしていることが判明した」という場合、業務割り振りの見直しや配置転換といった改善策の実行が必要です。もし従業員の勤怠状況の実情に気付かず長時間労働を放置してしまうと、過労による体調悪化や離職などを引き起こすかもしれません。 上記の事態を防ぎ早めに対策するためにも、勤怠管理システムは有効です。
紙のタイムカードやExcelなどで勤怠を管理する場合、セキュリティ面も自社でチェックしなければなりません。しかし、どれだけ注意しても「紙のタイムカードを紛失する」「Excelのデータを誤って消去してしまう」「Excelの関数を勝手に変更してしまう」といったヒューマンエラーを完璧に防ぐことは困難です。 勤怠管理システムであれば、セキュリティを守るために「特定の担当者のみが操作できるよう設定する」「IDとパスワードを設定する」といった仕組みが施されているため、不要な操作を防ぎ安心して利用できます。クラウド型ならサーバーの保守もプロに任せられるため、自社内で保管するより安全です。
続いては「従業員目線」での導入メリットを解説します。
勤怠管理システムを活用すれば、勤務場所を問わず自分の勤怠を申請可能です。「タイムカード打刻のために帰社する」といった手間を削減できるため、業務効率化につなげられます。とくに直行直帰の機会が多い営業職や在宅勤務メインの従業員にとって、勤怠管理に割く時間を削減しコア業務にリソースを投下できるのは魅力的です。
勤怠管理システムによっては、自分の労働時間や有給の取得状況も確認できます。こうした情報を確認できれば、「いつの間にか残業時間が増えていたので業務量の調整をお願いしよう」「有給が余っているので来月は計画的に取得しよう」など、状況に合わせた適切な判断を下せます。
勤怠管理システムはさまざまな機能を搭載した製品が多くリリースされれています。そのため、初めての導入を検討する方から「何を基準に選んでよいかわからない」という声もよく聞きます。 本章では、勤怠管理システムを選ぶ上での6つのポイントを紹介します。
勤怠管理システムの打刻方法や機能、カスタマイズ性は製品ごとで異なるため、「自社の目的に対して必要な内容を搭載しているか？」という点を考えることが重要です。 例えば「少人数の企業なのでシンプルに打刻できれば問題ない」という場合、高いコストをかけずICカードやブラウザ打刻できる製品で十分です。一方で「経費や有給などの申請作業もすべて一括管理して業務効率化を図りたい」ということであれば、ワークフロー機能が搭載されていたり、自由に管理項目をカスタマイズできたりする製品が必要になります。 このように導入目的を踏まえることで、製品の豊富な機能にまどわされず、自社にとって最適な勤怠管理システムを選択できます。
勤怠管理にはでは法律が絡むシーンも多いため、法改正があった場合に自動アップデートできるシステムが理想です。とくに近年は、働き方改革の影響もあり「2019年4月・2020年4月・2024年4月」というタイミングで、時間外労働の上限規制が目まぐるしく変化しています。
参照：厚生労働省 | 建設業・ドライバー・医師等の時間外労働の上限規制 （旧時間外労働の上限規制の適用猶予事業・業務）
もし今後も法改正があった際、システムがアップデートされていなければ「残業時間の上限超過に気付けず意図せず法律に違反した」という事態が起きるかもしれません。 上記の状況を防ぐためにも、労働関連の法改正に自動対応できる勤怠管理システムを導入することが理想です。
勤怠管理システムの導入形態は、大きく以下の2つに分かれます。
それぞれに特徴があるため、自社の希望にマッチした形態であるかを確認してください。
オンプレミス型とは、システムを自社内で構築して運用する状態です。サーバーやネットワーク機器の設置が必要なため、導入コストや手間は膨らみます。しかし、専用のシステムを開発できるため「他社よりシステムを強化する」「目的に沿って柔軟にカスタマイズする」など、より自社の希望に沿った形での勤怠管理を実現可能です。また、殆どの場合はオフライン環境でも使えます。
クラウド型とは、インターネットを通じ社外で運用されているシステムにログインして製品を利用する形態です。オンプレミス型と異なりサーバーは不要であり、パソコンとインターネット環境が整っていれば場所を問わず利用できるため、コストを抑えつつすぐに導入できます。ただし、オンプレミス型と異なりオフライン環境では使えません。
勤怠管理システムは「一般の従業員・管理者」の双方にとって使いやすいことが理想です。 一般の従業員は主に「打刻機能」を使います。毎日の打刻作業を少しでも楽にできるよう、直感的に利用できる勤怠管理システムが最適です。管理者用の機能についても、「誰の勤怠情報がどこに集計されているか？」「どのように従業員を登録すればよいか？」などをわかりやすく把握できることが理想です。 上記の操作が複雑な場合、マニュアルの熟読が必要となり操作を覚えるまで時間がかかるため、せっかく勤怠管理システムを導入しても社内で定着しません。 そのため、一般の従業員と管理者の双方が使いやすい製品を選ぶことが大切です。
勤怠管理システムの中には、無料のデモや試用期間を設けている製品があります。事前に製品の使い心地や機能性などをチェックできれば、導入後のミスマッチを防げます。 無料のデモなどを利用する場合は、「実際に利用する従業員」に体験してもらうことが重要です。利用回数が多い従業員の目線で率直なフィードバックをもらうことで、より勤務実態に合わせた製品を選べます。
どれだけ使いやすい勤怠管理システムでも、最初から完璧に操作できるわけではありません。新しいシステムを使う以上、疑問点が発生する場合もあります。 そうした疑問点が発生した場合に、「スムーズなサポートを受けられるか？」という点も重要です。電話やメール、チャットサポートなどを利用できると安心です。 しかし、製品によっては「電話がつながらない」「メールの返信が遅い」「チャットが使いにくい」などの理由で、サポートを活用しにくいケースもあります。そのため、「マニュアル（チュートリアル含む）やFAQが樹じつしているか？」という点のチェックも必要です。
このように、勤怠管理システムにはさまざまな機能を搭載した製品があります。そのため、適当にシステムを選ぶと「とりあえず料金が高く多機能な製品を選んだが自社ではほとんどの機能を使わなかった」といった事態になりかねません。 自社にとって最もコスパのよい製品を導入するには、「目的と照らし合わせて必要な機能を精査する」ということが重要です。 導入目的が「シンプルに打刻できればOK」という場合は、無料で使える製品もあります。例えば株式会社フリーウェイジャパンが提供する フリーウェイタイムレコーダーであれば、「打刻」「集計」など最低限の機能に絞ることで、従業員10人までは永久無料で利用できるシステムを実現しました。無料でありながら給与計算ソフトとも連携できるため、業務効率化を実現可能です。 もちろん、大切な勤怠情報はアクセス権限設定やパスワード設定によって守れるため、「無料だとセキュリティ面は緩いのでは？」という心配はありません。
勤怠管理システムとは、出退勤時間や休暇の取得状況など、従業員の勤怠情報を管理するシステムです。場所を問わず打刻できるため、業務効率化につながります。紙のタイムカードのような改ざんは困難なため、企業も正確な従業員の勤怠情報を把握できます。 勤怠管理システムを選ぶ際は、以下6つのポイントを意識することが大切です。
上記を踏まえつつ、自社の目的にマッチした機能を搭載した製品を選ぶことが重要です。 どれを選ぶべきか迷った場合は、株式会社フリーウェイジャパンが提供する勤怠管理システム「フリーウェイタイムレコーダー」をご検討ください。 フリーウェイタイムレコーダーは、従業員10人までなら永久無料で利用できます。クラウド型であるため、大掛かりな準備は不要で今すぐ導入可能です。マニュアルやFAQも充実しているため、まずはぜひ、ください。
