勤怠管理システム選びのポイント

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勤怠管理に使うツールは、様々なものがあります。出勤簿、タイムカード、パソコンで使う勤怠管理ソフト、専用端末が必要な勤怠管理システムなど。それぞれに特徴がありますが、出勤簿や紙のタイムカードにはデメリットが。オススメなのは、勤怠管理システムです。ただし、使いこなせない勤怠管理システムを導入してしまうと、適切に勤怠管理できなくなってしまうかも。そこで今回は、勤怠管理システムを選ぶ際のポイントについて紹介します。※2016年8月1日に公開

導入形態が合っているか

勤怠管理システムには、導入形態で2つに大きく分けられます。どちらを選ぶかは、それぞれのメリットを知ってから決めましょう。

  • オンプレミス型

    オンプレミスとは、システムを自社内の設備に構築・運用する形態を指します。自社専用にシステムを開発すれば、融通のきくシステムを利用できる点です(もちろんコストはかかりますが)。また、ほとんどの場合は、クラウドとは異なりオフライン環境でも使えます。

  • クラウド型

    クラウドでは、社外で運用されているシステムを、インターネットを通じて利用します。メリットは、オンプレミス型よりも費用が安く、すぐに導入できることです。オンプレミス型の場合は、自社内にシステム利用の環境を作るため、何かと費用がかさみます。また、ほとんどのクラウドなら、必要なのはパソコンとインターネット環境だけです。そして、その環境さえ整っていれば、社内外どこでも利用できます。

誰にでも使いやすいか

勤怠管理システムを利用する従業員は、一般の従業員と管理者に分かれます。理想的な勤怠管理システムは、双方にとって使いやすい機能を備えていることです。一般の従業員が使うのは、主に打刻の機能。打刻は毎日の作業のため、少しでもラクにできるシステムを選びましょう。管理者側の機能も、わかりやすさが求められます。勤怠管理システムを導入したときには、初期設定(従業員の登録など)が必要です。意外とあるのが、その操作が複雑だったり、時間がかかったりする勤怠管理システム。初期設定で壁にぶつかると、スムーズに導入できなくなります。マニュアルを熟読しなければならないとか、操作を覚えるために長時間かかると、せっかくの勤怠管理システムを活用しにくくなります。そのため、従業員と管理者の双方にとって使いやすいものを探しましょう。

マニュアルやFAQは充実しているか

どれだけ使いやすい勤怠管理システムでも、すべて直感的に操作できるわけではありません。時には、マニュアルやFAQを見ながら利用する必要も出てきます。電話、メール、チャットでのサポートを受けられる場合もありますが、すぐ問題解決しないことも。混雑していて電話がつながらない、メールの返信が遅い、チャットが使いにくいなど。様々な理由で、サポートの活用が難しくなる可能性もあるのです。やはり、頼るべきはマニュアル(チュートリアル含む)やFAQ。それらが充実しているか、調べたいことが検索しやすいか、システム導入前に確認しておきたいところです。

まとめ

紹介したように、勤怠管理システムを選ぶポイントは3つあります。自身の状況などに合わせて、適切な勤怠管理システムを導入するようにしましょう。もしどれを選ぶべきか迷った場合にオススメなのは、勤怠管理システム「フリーウェイタイムレコーダー」。フリーウェイタイムレコーダーなら、従業員10人まで永久無料。クラウド勤怠管理システムだから、今すぐ使い始められます。マニュアルやFAQも充実しているため安心です。ぜひ、無料版をお試しください。

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