勤怠管理を手作業やExcelで行っていると、法改正への対応遅れや人的ミス、業務効率の悪化といったリスクが高まります。勤怠管理システムの導入で、労働時間の把握義務や働き方改革関連法への対応ができます。
この記事では、勤怠管理システムの基本から導入メリット、選び方、成功の秘訣まで、体系的に解説します。
多くの企業が抱える勤怠管理の課題は、非効率な事務作業の改善だけではありません。企業経営において、勤怠管理は法令遵守、従業員の健康管理を行うシステムで、事業成長に必要な人材を扱ううえで重要な要素となっています。
勤怠管理システムは、従業員の出退勤時刻、労働時間、休暇取得状況などを電子的に記録し、自動で集計・管理するソフトウェアやクラウドサービスを指します。
単に時間を記録するだけでなく、企業の業務効率化、法令遵守の徹底、経営判断を支援するための役割を担っています。
従来の勤怠管理は、紙のタイムカードやExcelシートを用いた手作業が主流であり、その主な目的は給与計算のために労働時間を集計することでした。しかし、勤怠管理システムは、「記録・集計」という基本的な役割だけでないツールに進化しています。
例えば、従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握し、過重労働の兆候を早期に検知したり、蓄積されたデータを分析して、部門ごとの生産性や人員配置の最適化に役立てたりすることができます。
アナログな勤怠管理方法には、多くの企業が直面する課題とリスクが潜んでいます。業務の非効率性だけでなく、法的リスクや従業員の信頼喪失などに発展する可能性があります。
タイムカードや手書きの出勤簿、Excelを用いた勤怠管理は、従業員数が増加するにつれて、集計作業の工数が飛躍的に増大します。月末月初には人事・総務担当者の業務が集中し、残業が常態化することも少なくありません。
手作業による入力ミスや計算ミスは避けられず、給与計算の誤りや再確認作業で、さらなる業務負担を招きます。特定の担当者に業務が集中する「属人化」も進みやすく、担当者不在時の業務停滞や、ノウハウの喪失といったリスクもあります。
近年施行された働き方改革関連法（2019年4⽉施⾏。※中小企業への適用は2020年4⽉より）により、労働時間管理はより厳格化されています。法改正への対応が不十分な場合、企業は法的リスクを抱えることになります。
原則として月45時間・年360時間、特別な事情がある場合でも月100時間未満、年720時間以内、2〜6か⽉の平均が80時間以内という上限が設けられています。
これに違反した場合、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。かつては行政指導に留まることが多かった上限規制が、法改正により罰則を伴う法律となりました。
年10日以上の有給休暇が付与される全ての労働者に対し、年5日の有給休暇を確実に取得させることが企業に義務付けられています。義務を怠った場合、労働者一人につき30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。
企業はタイムカード、PCの使用時間記録など客観的な方法で労働時間を把握・記録し、3年間保存する義務を負っています。管理監督者や裁量労働制の従業員も対象となります。適切な把握ができていない場合、罰則の対象となる可能性があります。
テレワーク、フレックスタイム制、時短勤務、直行直帰など、働き方は多様化しています。従来のタイムカードや手書きによる勤怠管理では、オフィス外からの打刻や勤務時間の正確な把握が難しくなっています。
適切な管理ができないと、労働時間の「見える化」が進まず、健康管理や従業員それぞれの状況に合わせた人員配置ができません。
タイムカードや手書きの出勤簿は、代理打刻や自己申告による不正打刻の温床となりやすく、正確な労働時間の把握ができません。そのような状況では、従業員間の不公平感や企業に対する不信感を生み出し、組織全体の士気も低下しかねません。
また、サービス残業（隠れ残業）が見過ごされることで、従業員の不満や健康問題につながることもあります。勤怠管理システムは不正を防ぐだけでなく、透明性と公平性を確保することで健全な労使関係を構築するためにも必要です。
勤怠管理システムは、アナログ管理が抱える課題を解決し、企業に恩恵をもたらすソリューションです。勤怠管理システムの主要な機能と具体的なメリットを詳しく解説します。
勤怠管理システムは労務管理を効率化し、法令遵守をサポートするために設計されており、さまざまな機能を備えています。
ICカード、生体認証（指紋、顔認証）、Webブラウザ、スマホアプリ（GPS打刻）、LINE／Slackとの連携など、従業員の働き方や場所に応じた柔軟な打刻方法が可能です。テレワークや直行直帰といったオフィス外での勤務にも対応し、従業員は場所や時間にとらわれずに正確な打刻ができます。
出退勤、休憩、残業、深夜労働、休日出勤、有給休暇などの時間を自動で計算し、リアルタイムで反映します。これまで手作業で行っていた集計作業の負担を軽減し、常に正確な勤怠状況を把握できます。多くの製品では「ダッシュボード機能」で勤怠状況をグラフなどで「見える化」し、管理者が一目で状況を把握できるようになっています。
休暇申請、残業申請、打刻修正などの申請をオンラインで行い、上長がシステム上で承認できます。紙の書類が不要となり、承認プロセスが迅速になります。
残業時間の超過アラート、打刻忘れ通知、有給取得促進アラートなど、設定した条件に基づいて自動通知します。法令遵守（過重労働防止、有給取得義務）や従業員の健康管理に役立ち、管理者は問題が発生する前に対応することができます。
複雑なシフトの自動作成支援、従業員への共有、希望シフトの収集・調整機能などがあり、シフト管理業務が効率的になります。シフト管理者や人事担当者の負担を大幅に軽減します。
勤怠データを給与計算ソフトや人事労務ソフトに連携することで、手入力の手間を削減し、人的ミスを防止します。CSVエクスポートやAPI連携により、既存システムとのスムーズな連携が可能です。
蓄積された労働時間のデータや残業時間、有給取得状況などを分析し、レポートとして出力できます。生産性分析、人員配置の最適化、残業削減施策の検討などにデータを活用することで、経営判断をスムーズにします。
勤怠管理システムを導入することで、企業が得られるメリットを紹介します。
従業員の出退勤、休憩、残業時間を正確に記録し、リアルタイムで可視化します。不正打刻、サービス残業を防止できます。労働時間の透明性が高まることで、従業員は自身の労働状況を正確に把握でき、企業は労働時間の適切な管理ができます。
労働基準法や働き方改革関連法などの法改正に、システムが自動アップデートで対応するため、常に最新の法令に準拠した勤怠管理ができます。企業は罰則や訴訟リスクを回避し、コンプライアンス体制を構築できます。
手作業やExcelでの管理でかかっていた工数を大幅に削減します。利用者からは「7営業日かかっていた締め作業が3営業日で完了するようになった」などの時間削減ができるとの声もあります。人的ミスも削減され、人事・総務担当者の業務負担が軽減されます。
残業代の適正化（サービス残業の撲滅）、集計業務の人件費削減、紙のタイムカードや申請書類にかかる消耗品費・印刷費の削減など、コスト削減が期待できます。アナログ管理では見えにくかった「人的ミスによる再作業」や「法改正対応の遅れによる罰金」といった見えないコストも削減され、長期的なメリットもあります。
テレワーク、フレックスタイム制、直行直帰、時短勤務など、多様な勤務形態にシステムが柔軟に対応できます。従業員は場所や時間にとらわれずに効率的に働けるようになり 、企業は優秀な人材の確保や定着につながる労働環境を提供できます。
労働時間の可視化により、過重労働の早期発見・防止が可能となります。有給取得促進アラートで有給休暇の取得を促せるので、従業員のワークライフバランス保つサポートもできます。
勤怠データを基にした部門別・個人別の労働時間分析、残業時間の傾向分析、生産性レポートなどは、経営判断する際に重要な情報源となります。勤怠データは、単なる記録だけではなく、事業の成長や拡大のための判断材料となり得ます。
従業員の個人情報である勤怠データを安全なシステム上で一元管理することで、紙やExcelでの管理に比べて情報漏洩リスクを減らします。情報に関するセキュリティは、企業の信頼性を保ち、法的責任を果たす上で非常に重要です。
勤怠管理システムの導入は多くのメリットをもたらしますが、同時にいくつかのデメリットや注意点もあります。懸念点を事前に理解し、対策を講じることで、スムーズにシステムを導入できます。
デメリットを洗い出し、導入を成功させるための「事前準備リスト」や「リスク管理」として活用することが大切です。
初期費用（システム構築費、設定費など）、月額費用（従業員数に応じた課金体系が多い）、オプション費用（追加機能、サポート強化など）が発生します。
特にオンプレミス型では、サーバー構築費用を含め数百万円に及ぶこともあります。一方、クラウド型は比較的低コストで導入が可能です。
費用対効果を評価する際には、短期的なコストだけでなく、長期的な業務効率化やリスク回避による「見えないコスト削減」も考慮に入れる必要があります。
新しいシステム導入には、従業員が操作に慣れるまでの時間と労力がかかります。操作の抵抗感があったり、システム導入の目的について周知が不足していると、システムが形骸化しかねません。
マニュアル作成や説明会の実施など、丁寧なフォローアップが不可欠です。従業員が「自分ごと」としてシステムを受け入れるための働きかけが成功のカギです。
自社の複雑な就業規則や特殊な勤務形態（変形労働時間制、裁量労働制、複雑なシフトなど）にシステムが対応できない場合があります。
導入前に、自社のルールを詳細に洗い出し、システムがどこまで対応できるか、カスタマイズの可否を確認することが大切です。事前確認を怠ると、導入後に一部の業務が手作業になったり、無理な運用をしなくていけなくなります。
勤怠管理システムは直接的に売上を上げるものではないため、短期的なコストと長期的な業務効率化、リスク回避といった効果のバランスを評価するのが難しいです。
アナログ管理が引き起こす「見えない損失」（人的ミス、法改正違反、従業員不満）の回避や、「見えない価値」（従業員の定着、企業ブランディング、データに基づく迅速な意思決定）を考慮して、導入する効果を判断するのをおすすめします。
システム障害や操作上の疑問が生じた際に、迅速かつ的確なサポートが受けられるかは、事前に確認するべきポイントです。サポート体制が不十分だと、業務停滞につながり、最悪の場合、システムの運用自体ができなくなることも。
導入前にベンダーのサポート体制（問い合わせ窓口、対応時間、追加費用など）を確認しておきましょう。
勤怠管理システムは多機能で選択肢も多いため、「何を基準に選べばいいか分からない」という「比較疲れ」に陥りやすいようです。そこで、最適なシステムを見つけるための具体的な判断基準を紹介します。
勤怠管理システムは、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの提供形態に分けられます。それぞれの特徴を理解し、自社のIT環境や運用方針に合った選択をしましょう。
特徴
インターネット経由でサービスを利用するため、自社でサーバーを構築・管理する必要がありません。サービス提供者がシステムの運用・保守・アップデートを行うため、自社のIT部門の負担が軽減されます。
メリット
デメリット
特徴
自社内にサーバーを設置し、システムを構築・運用する形態です。パッケージ型もこの分類に含まれることがあります。
メリット
デメリット
勤怠管理システム選びで、後悔のない選択をするための具体的なポイントとチェックリストを紹介します。
自社の就業規則、勤務形態（シフト制、フレックスタイム制、テレワークなど）、従業員規模にシステムが対応できるかを確認します。自社特有の複雑なルールに対応できるカスタマイズ性があるか、または標準機能でカバーできるかも見るべきポイントです。
ICカード、生体認証（指紋、顔認証）、Webブラウザ、スマホアプリ（GPS打刻）、LINE／Slack連携など、従業員の働き方やオフィス環境に合うさまざまな打刻方法が提供されているかを確認します。
勤怠データを給与計算ソフトや人事労務ソフトに自動で連携できるかを確認します。データ連携による手入力の手間削減、人的ミスの防止が、システム導入効果を最大化します。
管理者と従業員が使うユーザーインターフェース（UI）やユーザーエクスペリエンス（UX）がどんな仕様になっているかも重要です。操作が直感的で分かりやすければ、社内浸透しやすく、問い合わせが減り、導入担当の工数が減ります。無料トライアルで実際に試用し、従業員の意見も聞くことも大切です。
導入時（初期設定）、運用中（トラブルシューティング）、法改正対応など、手厚いサポートが受けられるかを確認します。電話、メール、チャットなど、複数の問い合わせ窓口があるか、対応時間、追加費用などの確認も忘れずに。問題発生時に迅速なサポートが得られる体制であれば、安心して導入できます。
従業員の個人情報である勤怠データを保護するためのセキュリティ体制（データ暗号化、アクセス制限、バックアップ体制）について確認します。システム障害時の対応策、稼働実績なども確かめておきましょう。
初期費用、月額費用、オプション費用などを総合的に判断し、費用対効果を検討ます。従業員数に応じた課金体系の場合、従業員増減によるコスト変動も考慮します。
導入前の試用で、実際の使い勝手、機能の適合性、既存環境との連携などができるかを確認しましょう。実際に従業員に使ってもらうことで、導入後のギャップを最小限に抑えられます。
勤怠管理システムの導入にあたっての費用はシステムのタイプや機能、従業員規模によって大きく変わります。具体的な相場を把握し、コストを抑えるポイントを知ることが大切です。
コストは導入の大きな障壁となることがありますが、初期投資が長期的なコスト削減やリスク回避につながります。長期的な費用対効果を鑑みて、導入を検討することをおすすめします。
クラウド型の場合、月0円から数万円程度が一般的です。サーバー構築が不要なため、手軽に導入できるのが特徴です。一方、オンプレミス型では、サーバーやソフトウェアの購入、システム構築費用を含めるため数百万円に及ぶこともあります。
クラウド型では、従業員一人あたり月数百円～数千円が一般的。多くの製品が従業員数に応じた従量課金制を採用しており、企業の規模によって費用が変動します。
標準機能に加えて、特定の機能（例：高度なシフト管理、多拠点管理）や手厚いサポート、カスタマイズを希望する場合に発生します。
国や自治体は、企業のIT導入や働き方改革を支援するための補助金・助成金制度を提供しています。賢く活用すれば、導入コストを大幅に抑えることができます。
中小企業庁が管轄する制度で、ITツール（ソフトウェア、クラウド利用料、導入関連費など）の導入費用の一部を補助します。補助率は中小企業は2/3（小規模事業者は4/5）で、補助上限額は最大350万円です。インボイス制度対応のITツール導入を推進しています。
厚生労働省が管轄し、労働時間短縮や年次有給休暇取得促進など、働き方改革に取り組む中小企業を支援する助成金です。労務管理ソフトウェアの導入も対象となり、対象経費の3/4（または4/5）が支給されます。2024年4月1日からは建設業、運送業、病院等、砂糖製造業への時間外労働上限規制適用に伴い、これらの業種への支援も強化されています。
補助金・助成金は、申請要件や期間が定められています。必ずしも受給できるとは限らないため、最新情報を確認して専門家（IT導入支援事業者や社会保険労務士など）へ相談しましょう。
まずはシステムの使い勝手を試したいという場合、無料プランや無料トライアルで試用します。初期費用を抑えつつ、システムの適合性を確認できます。
自社に不要な機能まで含んだプランを選ぶと、無駄なコストが発生します。事前に解決したい課題と必要な機能を明確にしておくことで、無駄なオプション費用を削減できます。
勤怠管理システムの導入をスムーズに進め、効果を最大限に引き出すために、以下の5つのステップを実行していきましょう。具体的な手順を確認することで、漠然とした不安を払拭し、導入までの計画を立てやすくなります。
現状の勤怠管理における具体的な課題（例：集計工数の増大、法改正への不安、不正打刻、多様な働き方への未対応など）を明確にします。
システム導入によって何を解決したいのか、どのような効果を期待するのかをクリアにします。解決したい課題と期待する効果を具体的に言語化することで、最適なシステム選定の軸が定まり、導入後の評価基準もはっきりします。
洗い出した課題と目的を鑑みて、機能、費用、サポート体制などを比較検討し、複数の候補の中から自社に最適なシステムを選びます。
可能であれば、無料トライアルなどを活用し、実際の使い勝手や既存環境との適合性、自社の就業規則への対応可否を検証します。テスト運用することで、導入後のミスマッチを防ぎ、従業員がスムーズにシステムに移行できます。
選定したシステムに、自社の就業規則、労働時間制度（フレックス、変形労働など）、休暇ルールなどを正確に反映させるための詳細な設定を行います。システムが正しく機能し、法令遵守するために必要です。例えば、残業計算のルール、休憩時間の取り扱い、有給休暇の付与・消化ルールなどの設定をします。
新システム導入の目的（なぜ導入するのか）、操作方法、従業員にとってのメリット（例：残業時間の透明化、有給取得のしやすさ、申請の簡素化）を丁寧に説明し、社内浸透を促します。
マニュアルの配布、質疑応答の機会、操作トレーニングなどを設けることで、従業員の抵抗感を減らします。システムの導入における人的、組織的な準備にも十分なリソースを割くべきです。
システムを本格的に運用開始した後も、定期的に効果を測定し、課題がないかを確認します 。例えば、勤怠集計時間の短縮、残業時間の変化、有給取得率の推移などをチェックして、必要に応じて設定の見直しや運用改善を行います。
導入の際に、よくある失敗例とその具体的な回避策を紹介します。失敗例から学ぶことで、慎重に導入計画を立てられます。
失敗例
複雑なシフト制、変形労働時間制、特殊な休暇ルールなど、自社の就業規則や勤務形態にシステムが対応できず、一部の業務が手作業になったり、面倒な運用になってしまう場合があります。カスタマイズができないシステムを選んだり、導入前の要件定義が不十分だったりすることが原因です。
回避策
導入前に、自社の就業規則や勤務形態を詳細に洗い出し、必要な機能やカスタマイズ要件を明確にしておくことが大切です。無料トライアルで実際のルールを適用できるか試してみるのをおすすめします。ベンダーに自社の特殊なケースを相談することもできます。
失敗例
操作性の悪さ、インターフェースの分かりにくさで、システムが使われなかったり、打刻漏れや誤操作が頻発するケースがあります。それは、従業員への事前周知・教育不足が原因の場合もあります。管理側の確認作業が増えて、期待したような業務効率化ができなくなります。
回避策
直感的に操作できるユーザーフレンドリーなシステムを選ぶこと。また、従業員に導入目的と操作方法を丁寧に周知し、説明会やマニュアル作成、Q&A対応など、手厚い教育とサポートを実施することが大切です。従業員がシステムを「自分たちのためのツール」と認識できるよう、メリットを具体的に伝えます。
失敗例
勤怠データと給与計算ソフトや人事システムとの連携ができない、または連携に手間がかかるため、結局手作業でのデータ移行が必要となってしまうケース。システム導入の最大のメリットの一つである業務フローの自動化が実現できません。
回避策
導入前に既存システムとの連携機能の有無、連携方法（CSVエクスポート、API連携など）、連携のしやすさを十分に確認すること。
失敗例
システム障害や操作上の疑問が生じた際に、ベンダーからのサポートが遅い、または不十分で、業務が停滞したり、問題が解決せずに運用できなくなるケースがあります。
回避策
導入後のサポート体制（問い合わせ窓口、対応時間、追加費用、アップデート頻度）を確認して選ぶこと。実績や評判、SLA（サービスレベルアグリーメント。サービス品質保証）なども参考にし、安心して運用できる体制が整っているかを確認します。
失敗例
導入目的が不明確なまま高機能なシステムを選んだり、過剰なカスタマイズを行うと、コストばかりかかり、期待したほどの業務効率化や課題解決につながらない場合があります。
回避策
導入目的と解決したい課題を明確にし、それに見合った機能とコストのバランスを考慮して選ぶこと。短期的なコストだけでなく、長期的な視点で「見えないコスト削減」や「リスク回避」といった効果も評価に含め、総合的な費用対効果を判断することが大切です。
勤怠管理システムは、アナログ作業の問題点を解決し、法改正への確実な対応、業務効率化を実現できるツールです。選定ポイントに注意しつつ、慎重に手順を踏むことでスムーズに導入できます。
システムは単なる事務処理ツールではなく、企業の労務リスクを最小化し、生産性を向上させ、従業員が働きやすい環境を構築するための投資と考えられます。ぜひ、導入を検討してみてください。
| Q1．勤怠管理システムを導入する際、最も重視すべき点は何ですか？ |
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| 最も重視すべき点は、「導入目的の明確化と課題の洗い出し」です。 現状の課題（集計工数の増大、法改正への不安、不正打刻など）を具体的にすることで、必要な機能や最適なシステムを選定する軸が定まります。 |
| Q2．勤怠管理システム導入後、従業員が使いこなせるか不安です。どうすれば良いですか？ |
| 従業員が使いこなせるようにするには、「操作性と従業員の使いやすさ」を重視してシステムを選ぶことが大切です。 また、導入後には従業員への周知と説明会の実施が不可欠です。無料トライアルで操作性を確認し、マニュアル配布や質疑応答の機会を設けることで、従業員の抵抗感を減らし、スムーズな移行を促せます。 |
