働き方改革やテレワークの推進、働き方の多様化により、正確で柔軟な勤怠管理の必要性が高まっています。この記事では、Web勤怠管理システムを使うメリット・デメリットや、使う際の注意点、勤怠管理の高まる重要性について紹介します。
勤怠管理の方法には、紙のタイムカードやWeb勤怠管理システムなどがあります。従来の紙のタイムカードによる勤怠管理よりも、Web勤怠管理システムの方が手間もコストも削減し、正確で客観的な勤怠管理ができます。企業の勤怠管理において、Web勤怠管理システムを導入するメリットを紹介します。
紙のタイムカードを利用した場合、集計を行うのは基本的に数日～月に1回であり、集計時以外では誰がどれだけ働いているかをデータ上で確認するのは難しいものです。一方、Web勤怠管理システムでは記録が即時反映され、確認したいときにいつでも見られます。そのため、出退勤時間や残業時間、有給取得などを必要なときに把握しやすくなります。
タイムカードを導入している企業では、月末などに社員全員の1ヶ月の出勤時間や残業などを集計する必要があり、当然、従業員が多ければ多いほど工数がかかります。また、賃金に関わるものなので間違いが許されず、複数回のチェックが必要です。さらに、紙のタイムカードでは全従業員分のタイムカードを数年以上保管しておく必要があり、管理する手間と保管場所が必要になっていました。そのため、全従業員の出勤・退勤、休日出勤、残業、有給取得などを管理するのに莫大な時間・保管場所などのコストがかかってしまっているという企業も多いのではないでしょうか。
一方、Web勤怠管理システムでは全従業員の勤怠を自動で集計できるため、ヒューマンエラーを防止した正確な集計が可能です。システム次第では、勤務場所に関わらず勤怠管理を行えるようになり、効率的かつ柔軟な働き方を実現しやすくなります。
Web勤怠管理システムのなかには、法改正が行われるとすぐに、新しい規則を遵守するようアップデートされるものもあります。時間外労働の上限や残業に対する割増賃金の変更など、勤怠管理に関する法律が頻繁に変化する時代背景を踏まえると、法改正にすぐに対応できることは大きなメリットになります。
Web勤怠管理システムは種類が豊富であるため、社員数や勤務形態などにあわせて自社にとって最適なシステムを選択することが容易にできます。例えば、限られた予算に合うためには、より安価で購入できる種類を選んで導入できます。
また、Web勤怠管理システムは導入方法によって大きく自社システム・パッケージ型・クラウド型の3つに分けることができます。
| 自社システム | 自社で独自に構築したWebシステムを使用する | （特徴）
|
|---|---|---|
| パッケージ型 | 他社製のソフトウェアを購入して導入する | （特徴）
|
| クラウド型 | オンラインで提供されるシステムをインターネットを介して導入する | （特徴）
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とくに、クラウド型勤怠管理システムは、フレックスタイムの導入をしている場合や残業を申請制にする体制を取っている場合など、多様なニーズに合わせて、カスタマイズしやすいものも増えています。
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ここまでWebシステムのメリットを見てきましたが、もちろんメリットばかりではありません。これからご紹介するデメリットを考慮したうえで、導入を検討してください。
新しいWeb勤怠管理システムを導入する際には、自社にあったシステムの選定・社内への周知など、体制を整えるまでに時間がかかります。システムが社内体制に適しているか、また、システムを導入することで社内の課題が解決するのかどうかを考えたうえで、最適な勤怠管理システムを選定する必要があります。
シンプルな構造をしているタイムカードと違い、慣れていない人の誤操作や、不具合によって一時的にシステムを使えなくなってしまう可能性もあります。クラウド型の場合、不具合についてシステム提供元へ問い合わせることができますが、自社システムの場合、社内にシステム関連の知識がある人が不在の際には、その対応に追われる可能性があります。外部から購入し使用する場合には、購入後も相談に乗ってもらえるサービスを選ぶなどしてカバーするなどの対策を考えておくことが不可欠です。
Webシステムによる勤怠管理を利用する際、せっかくのメリットを失ってしまう可能性も、工夫することでデメリットを克服できる可能性もあります。そこで、Webシステムによる勤怠管理を利用する際には以下の3つのポイントに気を付けましょう。
インターネットを介したデータ管理を行うときには、社内の重要なデータや情報が外部に漏れる恐れがないかどうか常に注意する必要があります。勤怠管理は個人情報を多分に含んでいますので、情報の扱いについてセットアップの時点から十分に注意する必要があります。具体的に注意する点は以下の通りです。
◆システム導入時にチェックすべきセキュリティ面
また、システム導入後も、アクセス権限を設定し運用ルールを定めたり、各人に配布するPCが最新のOS・アプリケーションにアップデートされているか定期的にチェックしたりするなど、メンテナンスを行うことが重要です。
Webシステムの勤怠管理には多様な機能があります。
◆Webシステムで行える機能例
しかし、使用機会がほとんどないのにも関わらず、必要以上に多くの機能を追加することで、コストが増大することがあります。Web勤怠管理システム導入にかけられるコストを考慮し、自社に必要な機能を必要最低限なだけ選びましょう。
Webシステムをせっかく導入しても、手順が複雑であったり、ルールが確立されていなかったりすると、余計な混乱を招いてしまうかもしれません。システムのわかりやすさを考慮して導入し、手順などの周知を意識して行いましょう。
ここまで、Webシステムによる勤怠管理を導入するメリット・デメリット、導入する際に気を付けるべきことに注目してきました。ここからは「なぜ勤怠管理が重要なのか」について、説明していきます。
法改正により、企業はますます従来以上に正確な勤怠管理が求められるようになっています。その理由として、2014年に過労死等防止対策推進法が制定されたように「過労死」や「ブラック企業」が社会問題となって久しいにもかかわらず、依然として解決されたとは言えないことがあげられます。
実際に「令和3年版過労死等防止対策白書」によると、令和2年度の自殺者数総数のうち、勤務問題を原因・動機の1つとするものの割合は「9.1%」と、平成19年の「6.7%」から増加傾向にあります。そのため、従業員の健康・命を守るためにも、さらに厳しい勤怠管理が企業に求められることになったのです。
◆求められる勤怠管理の例
企業は従来以上に迅速にルールを反映しなければいけなくなっています。それは働き方が多様化する中で頻繁に労働に関する法律が改正されるようになっているためです。2019年度から現在までの法律の施行を整理して表にしました。
| 時期 | 施行・改正される法律 | 変更点 |
|---|---|---|
| 2019年4月 | 働き方改革関連法の施行 | 2019年に施行された法改正の内容とその影響を参照 |
| 2020年4月 | パートタイム・有期雇用労働法の改正 | 雇用形態にかかわらず、同一労働同一賃金制を取り入れる |
| 2021年4月 | 育児・介護休業法の改正 | 育児や介護をしている労働者は、子の看護休暇や介護休暇を時間単位で取得できる |
このように、勤怠管理に関する法律はほぼ毎年改正しています。勤怠管理の担当者はその改正内容を理解し反映する必要があります。
Webシステムを用いた勤怠管理のメリット・デメリット、気を付けることについて紹介しました。多様な働き方を導入したい場合や現状データ集計等に工数がかかってしまっている場合は、Webシステムを用いた方がコスト面や効率面からメリットが大きいでしょう。Web勤怠管理システムで迷っているなら、フリーウェイのタイムレコーダーがおすすめです。
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