近頃は勤怠管理システムの利用も広まっていますが、現在でも”紙のタイムカード“を利用している事業者も少なくありません。少なくないから安心、と思った皆さん。紙のタイムカードを使った勤怠管理にはデメリットがあるのを知っているでしょうか。そこで今回は、紙のタイムカードを利用した勤怠管理に、どんなデメリットがあるのか紹介します。
紙のタイムカードで勤怠管理する最大のデメリットは、作業効率が低いことです。 カードを専用端末に差し込めば自動で打刻してくれるため、一見すると効率的のような気がするかもしれません。しかし、打刻はラクでも、その後の集計をするのは人間です。電卓を叩きながら、労働時間を計算しなければなりません。ミスがあると問題ですから、確認のために検算も必要です。検算して間違いが見つかったら、やり直し…。また支店や支社がある場合は、そこの従業員の誰かに、紙のタイムカードをまとめて宅配便などで送ってもらう必要があります。その確認、梱包、発送作業それ自体は簡単ですが、どうしても一定の時間がかかってしまうのです。残念ながら、非協力的な従業員もいます。締め切りを過ぎているのに、送ってくれない。送ってくれと頼むと、嫌な反応をされる。これは、もはや効率うんぬんではなく、非常にストレスを感じることですが…。
紙のタイムカードで勤怠管理する場合、集計するタイミングは決まっています。毎日ということはなく、集計作業の頻度は、だいたい月に一度です。そのときまでは、誰がどれだけ働いているのか、残業は適正な範囲内なのかといった情報を確認できません。肌感覚では分かるかもしれませんが、集計してみたらビックリ、ということも起きてしまいます。予算を超過した人件費を支払うことになるかもしれません。紙のタイムカードであれば、やむを得ないことです。集計する回数を増やせば、それだけ作業負担も人件費も増えてしまいます。 さらに、支店から集まってきたタイムカードに打刻し忘れなどのミスがあったら…。その従業員に事情を確認して、出退勤などの時間を手書きするハメに。
労働者名簿や貸金台帳、雇用関係書類など、労務関係の書類は保存するのが義務になっています（３年間）。これは労働基準法で決められているため、「うちはいいよ」は認められません。この労務関係書類に、タイムカードも含まれています。この３年の期間は起算日から数えられます。タイムカードの場合、最後に打刻された日から３年です。もし、この義務を果たさなかったことが明らかになったら、30万円以下の罰金となります。 たとえば従業員が10人の場合、3年間で360枚のタイムカードを保存しなければなりません。社員の数が増えればそれだけタイムカードの数も増えるため、保管の場所もとり、手間もかかります。
紹介したように、紙のタイムカードによる勤怠管理にはデメリットがあります。業績に悪影響を与えるため、無視できません。「どうすれば…」と思った皆さん。勤怠管理システムを導入すれば、その悩みを解決できます！ どの勤怠管理システムを使っても問題ありませんが、気になるのはコスト。クラウド勤怠管理システム「フリーウェイタイムレコーダー」なら、従業員10人まで永久無料です。ぜひ、フリーウェイタイムレコーダーの無料版をお試しください。
