しっかり勤怠管理しようと試みても、失敗することもあります。その最たる例は、不正打刻やミスです。それらを防いでこそ、適切に勤怠管理できているといえます。防止できなければ、本来よりも多く残業代を支払わされてしまったりと、経営にダメージが生じることも。そこで今回は、打刻ミスや不正打刻を防ぐ方法を紹介します。
前述のミスや不正を解決するのは簡単です。”従業員本人だけが打刻できる”勤怠管理システムを導入するのみ。打刻時に、いわゆる本人確認をする仕組みに変えればよいのです。
分かりやすいのは、従業員の身体の一部を使った生体認証。指紋、静脈、顔を勤怠管理システムに登録して、打刻するときに専用端末を使って本人確認します。メリットは、セキュリティが高いことです。金融機関などで採用されていることからも分かります。ただし、専用端末が高額だったり、生体を利用するために人によって読取り精度に差が出たり、といったデメリットもあります。
次に、パスワード認証。パソコンやタブレットなどで打刻する勤怠管理システムであれば、打刻時にテンキーなどでパスワードを入力し、本人確認します。最大の魅力は、コストがかからないこと。ただ、パスワードを他人に伝えれば、簡単に不正ができてしまう可能性もありますが…。
最後に、ICカードを使った認証。従業員それぞれにICカードを配布し、打刻時にICカードリーダーにかざします。日本で有名なのは、ICカードだとFeliCa、カードリーダーだとPaSoRiです。メリットは、比較的にコストが安く導入しやすいこと、読取り精度に差が出ないこと等です。社員証でFeliCa対応のICカードを使っていれば、勤怠管理システムに流用できます。ただし、生体認証のようなセキュリテイの高さは期待できません。
打刻の不正やミスを防ぐには、本人確認が重要です。そして、認証の方法には様々な手段があり、それぞれにメリット、デメリットがあります。費用対効果を考えて、出せる金額と期待する効果に合った認証方法の勤怠管理システムを利用しましょう。
ちなみに、クラウド勤怠管理システム「フリーウェイタイムレコーダー」は、ICカード（FeliCa）認証を採用してます。初期費用0円、月額利用料も従業員10名まで完全無料です。ぜひ、無料版をお試しを。
