勤怠管理は法律で実施が定められた重要な項目です。「正確かつ客観的に労働時間を管理する」というルールを守ることが欠かせません。実際に勤怠管理を実施する際は、以下の点に注意してください。日7時間」と設定された場合、実際の労働時間に関わらず「7時間分」の給与が一律で支払われます。
本記事では、勤怠管理を行う際の注意点や記録が必要な項目、具体的な管理方法などを解説します。
目次
2019年4月から、企業には「従業員の労働時間を客観的に正しく把握すること」が法的義務として課されています。「労働時間を把握していない」あるいは「特別な理由がないにも関わらず客観的に把握できない自己申告性を採用している」という場合は、法令違反となり是正勧告対象です。
確かに、是正勧告対象になるだけで罰則規定はありません。しかし、従業員の労働時間を正確に把握しておらず、過労死ライン超えの残業が常態化し労災が起きたり人命が失われたりすれば、取り返しがつきません。
「法律で定められているから」というのはもちろんですが、従業員の健康と命を守り安心して働ける職場環境を構築するためにも、企業は必ず正しい方法での勤怠管理を徹底してください。
参照：厚生労働省｜客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました
企業が勤怠管理を行う際に意識すべき注意点は、以下の通りです。
勤怠管理は「客観的かつ信頼できる記録方法」を活用して、正確な労働時間を把握することが原則です。「客観的かつ信頼できる記録方法」としては、例えば以下が挙げられます。
Excelや紙の出勤簿でも勤怠は管理できます。しかし手入力の場合、意図的に出退勤時間や休憩時間などを改ざんしたり、うっかり入力ミスしたりする可能性も0ではありません。
タイムカードやICカードなどであれば、電子的に記録した情報をもとに勤怠管理できるため、上記のような不正打刻や入力ミスなどの可能性を大きく下げられます。
やむを得ず従業員による自己申告で勤怠管理する場合は、必ず以下の項目を遵守してください。
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職場内の労働時間を含めて所定労働時間内で労働したとみなされるため、「所定労働時間」を労働時間として計算する |
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労働基準法第41条に定める者 例えば「管理監督者」が該当します。管理監督者とは、部長や工場長といった労働条件の決定や労務管理などを行う立場の人物のことです。役職名に関わらず、実際の業務内容を考慮して判断されます。 |
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みなし労働時間制が適用される従業員（事業場外労働を行う従業員についてはみなし労働時間制が適用される時間に限る） 以下に該当する人物を指します。
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勤怠については、正社員や契約社員、アルバイト、パート、時短勤務の社員などの種別に合わせて、柔軟に管理してください。
例えばアルバイトやパートの場合、毎月シフトを作成して勤務するパターンが一般的です。正社員と異なり日々の労働時間が変化する可能性があるため、「週の労働時間が40時間を超えていないか？」「休憩時間を適切に変更できているか？」などを適宜確認してください。
参照：厚生労働省｜「シフト制」労働者の雇用管理を適切に行うための留意事項
勤怠管理を行う際は、漠然と「出退勤時間を記録すればよい」というわけではありません。「従業員が法的ルールに沿って休憩時間を取れているか？」「残業時間が規定を超過していないか？」などを把握することが必須です。
具体的に以下の労働ルールは、基本として必ず押さえてください。
労働時間は、原則として「1日に8時間・1週間に40時間」と定められています。一定条件を満たした場合、1ヶ月を平均して週40時間にできる「1ヶ月単位の変形労働制」や、1年の労働時間を平均して週40時間にできる「1年単位の変形労働制」を適用可能です。
36協定を締結すれば、「月45時間・年360時間」までなら従業員に残業してもらえるようになります。もし「繁忙期なので規定の時間内で収められない」といった理由でこの上限を超える場合は、「特別条項付き三六協定」の締結が必要です。
36協定については「三六協定とは？担当者が押さえたい基礎事項や具体的な締結手順、運用のポイントをわかりやすく」をご覧ください。
「休憩時間」とは、従業員が休息のために労働から完全に解放される時間のことです。必要な休憩時間は、従業員の労働時間ごとで異なります。
休憩時間では、従業員が完全に労働から解放される必要があります。そのため、例えば「出動命令があれば即座に現場へ急行するよう指示されている」といったケースは、休憩時間に該当しません。
休憩時間に関しては「企業が知らないとマズい「休憩時間の定義」とは？原則や違反時の罰則、トラブル回避のために押さえたい注意点」で詳しく解説しています。
休日には、以下の2種類があります。
法定休日の場合は、以下いずれかの要件を満たすことが必要です。
上記の要件を満たしていれば、休日を設定する曜日に規定はありません。
法定休日に従業員を出勤させた場合、休日手当として割増賃金の支払いが必要です。残業の有無に関わらず「休日出勤させた段階」で割増賃金が発生します。
所定休日には付与義務がないため、従業員に休日を取らせるかは企業の判断次第です。しかし、労働基準法第32条で定められた「労働時間は1日8時間および1週間で40時間を超えてはならない」というルールを守るには、基本的に法定休日だけでは足りません。そのため、所定休日を設けることが一般的です。
従業員が所定休日に出勤しても、休日手当は発生しません。ただし、残業によって勤務時間が週40時間を超えた場合は、割増賃金を支払ってください。
具体的な休日のルールについては、「所定休日と法定休日の違いとは？割増賃金率や休日出勤の扱い方、運用ポイントなどを解説！」で解説しています。
有給休暇については、企業に対し「従業員に年5日の有給を取得させること」が義務付けられています。取得義務の対象は、企業規模や雇用形態に関わらず「年に10日以上の有給が付与された従業員」です。
基本的な「有給休暇の発生要件」「付与日数」は以下の通りです。
【有給休暇の発生要件】
【付与日数】
| 継続勤務年数 | 6ヶ月 | 1年6ヶ月 | 2年6ヶ月 | 3年6ヶ月 | 4年6ヶ月 | 5年6ヶ月 | 6年6ヶ月 |
| 付与日数 | 10日 | 11日 | 12日 | 14日 | 16日 | 18日 | 20日 |
具体的な有給休暇のルールは「年次有給休暇取得は企業の義務！取得促進の方法や違反時の罰則、企業が意識すべきポイントなどを解説！」で解説しています。
勤怠管理で記録すべき主な項目として、以下が挙げられます。
上記のように細かい項目まで管理することで、毎日の労働時間や休憩時間、残業時間などを正確に洗い出し、「上限規制に抵触する働き方をしている従業員はいないか？」「従業員が規定の有給数を取得できているか？」などを把握できます。
もしトラブルが発生したら、以下のように企業が適切な施策を実行し、解決へ導くことが必須です。
勤怠管理の実施方法としては、主に以下が挙げられます。
従業員自身でタイムカードを押して勤怠を管理する方法です。専用の機械にカードを通せば、出退勤時間を簡単に記録できます。紙のタイムカードとタイムレコーダーを導入すればすぐに実施できるため、実施ハードルが低い点が魅力です。
ただし、タイムカードでは「出退勤時間のみしか記録できない」というケースが多く、残業時間や有給取得日数などは別で管理しなければなりません。複数のシステムで管理しなければいけないというのは、管理者からすると手間です。
また、タイムカードは機械に直接通す必要があるため、出社しなければなりません。在宅勤務を実施していたり従業員の外回りが多かったりする企業の場合、勤怠管理のためにわざわざ従業員に帰社してもらうのは非効率です。
さらにタイムカードでは「他の人に頼んで残業代がつくように打刻してもらう」といった不正が起こる可能性もあります。「勤怠管理は客観的な方法で正確に記録する」という原則と照らし合わせると、あまり適切とはいえません。
Excel・スプレッドシート・紙であれば、業務でも利用する機会が多いため、従業員も操作しやすくスムーズに導入できます。タイムカードのような専用の機械も不要であり、比較的低コストで導入できる点も魅力です。
Excelやスプレッドシートであれば、インターネット上に無料のテンプレートも用意されています。また、自宅からでも打刻が可能です。
ただし、基本的に従業員自身が記入するため、タイムカードと同じく不正な書き換えが起きる可能性は0ではありません。悪意が一切なくても、うっかり入力ミスが起こり、結果として正確に勤怠管理できないケースもあります。
とくにExcelやスプレッドシートの場合、関数やマクロを組むこともあるため、「誰かが計算式を間違えて書き換えてしまう」「データを削除してしまう」ということも起こり得ます。
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間や休憩時間、残業時間、休日出勤時間などを網羅的に管理できるシステムのことです。ICカードやブラウザなどを利用して打刻できるため、オフィスだけでなく従業員の自宅や出先からでも、手軽に勤怠管理できます。「在宅勤務を導入している」「従業員のほとんどが外回りしている」といった企業でも導入できるのは魅力的です。
記録した時間はすべてシステム上で管理されています。勤怠管理システムでは「特定の担当者のみが操作できるよう設定する」「IDとパスワードを設定する」というようにセキュリティを守る仕組みが構築されているため、不正打刻が起きる心配もほとんどありません。「勤怠管理は客観的な方法で正確に記録する」という原則と照らし合わせても、最適な方法です。
記録した出退勤や欠勤、残業などの情報はシステム上で自動集計できるため、人事担当者が改めて計算し直す必要もありません。正確な勤怠管理を実現しつつ、従業員の手間も省けるというのは勤怠管理システムならではの魅力です。
勤怠管理システムの詳しい機能や選び方のポイントなどは、「勤怠管理システムとは？機能や導入メリット、初めての方でも迷わない選び方のポイントなどを詳しく解説」で解説しています。
上記で解説したように、勤怠管理システムであれば「勤怠管理は客観的な方法で正確に記録する」という原則を守りつつ、手軽に従業員の労働時間を把握できます。集計も自動で実行できるため、人事労務担当者の負担を減らして本来のコア業務に注力しやすくなる点も魅力です。
とはいえ、企業によってはコスト面が気になるかもしれません。確かに勤怠管理システムは、初期費用や月額費用が必要なケースがほとんどです。とくにITツールの導入経験がない企業からすると、「効率的に勤怠管理できることは理解しているが失敗してコストを無駄にするのが怖い」と感じるかもしれません。
そうした企業の場合は、株式会社フリーウェイジャパンが提供する勤怠管理システム「フリーウェイタイムレコーダー」がオススメです。フリーウェイタイムレコーダーは、利用者が10人までなら永久無料で利用できる勤怠管理システムです。初期費用・月額費用ともに一切かからないため、「初めて導入するけど実際に使って失敗しないか不安」という企業でも安心して使えます。11人以上であっても、月額1,980円で使えます。
リーズナブルではありますが、セキュリティ面はもちろん万全です。パスワードを設定したり特定の管理者に権限を付与したりできるため、紙やExcelのように従業員が勤怠を改ざんする心配もほとんどありません。
打刻方法もIC・PC・スマホとシンプルなため、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも安心してお使いください。
勤怠管理は、企業に対し法律で実施が義務付けられている重要なものです。従業員の健康を守り、働きやすい職場環境を構築するためにも、必ず正確な勤怠管理を実施してください。
勤怠管理では、以下の注意点に意識を向けることが大切です。
勤怠管理の実施方法としては、タイムカードや紙の出勤簿、勤怠管理システムなどが挙げられます。法律に沿って「正確かつ客観的な労働時間を管理したい」という場合は、ぜひ勤怠管理システムの利用も検討してください。勤怠管理システムであれば、手軽な操作で従業員の労働時間を正確かつ安全に管理できます。
株式会社フリーウェイジャパンが提供する「フリーウェイタイムレコーダー」であれば、利用者10人までなら永久に無料で利用可能です。「初めて導入するので効果があるのか不安」という企業でも、安心してご利用いただけます。
| Q1．勤怠管理ではどんな項目を管理すればよい？ |
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| 勤怠管理では、主に以下の項目を管理してください。 ・始業および終業時間 ・休憩時間 ・労働時間 ・時間外労働時間 ・深夜労働時間 ・休日労働時間 ・出勤および欠勤日数 ・休日出勤日数 ・有給休暇の取得日数および残日数 ・遅刻および早退回数 ・代休の取得回数 |
| Q2．勤怠管理でありがちな問題点は？ |
| 勤怠管理では、主に以下のような問題が起こりがちです。 ・残業時間や休日出勤数などを正確に把握することが難しい ・記録した勤怠情報を集計する手間がかかる ・オフィス外にいる従業員の出退勤を管理しにくい |
| Q3．勤怠管理でオススメの方法は？ |
| 勤怠管理でオススメの方法は、「勤怠システムの導入」です。勤怠監視システムであれば、オフィスや自宅などの場所を問わず正確に勤怠を管理できます。 記録した情報はシステム上で自動集計できるため、管理の手間もほとんどかかりません。 正確に手間なく労働時間を把握し、従業員の健康を守るためにも、勤怠管理システムを活用して正確な勤怠管理を行ってください。 |
