近年、新型コロナウイルスの感染防止対策や働き方改革によって、テレワークを導入する企業が増えてきました。業務効率化や柔軟な働き方の点において有効なテレワークですが、一方で従来の組織管理では対応が難しいポイントもあります。その一つが、勤怠管理です。そこで今回は、テレワーク時の勤怠管理の方法について課題を感じている方に向けて、テレワーク時の勤怠管理を効率的・効果的に実行する方法や、注意すべきポイントについて解説します。※2021年5月24日の更新
リモートワークが普及したことで、従来の仕組みではどうしても対応しづらい箇所が出てきており、勤怠管理でも新たな課題を感じている方も多いのではないでしょうか。例えば、以下の２点のような問題が考えられます。
従業員がオフィスで仕事をしていても、それ以外の場所で仕事をしても、労働時間を適切に管理する必要があります。ですが、オフィスにカード打刻式のタイムカードを置いて出勤時間・退社時間を管理していた会社の場合、新たなシステムを導入しなければ、テレワーク時には自己申告に任せる他に方法がありません。例えば、オフィスに出社した時はカードに打刻し、テレワーク時にはExcelやメールで上司に労働時間を報告していたのでは、勤怠情報の所在がバラバラで、残業代の計算などが煩雑になってしまいます。
また、一部または全部の勤怠情報がオフィスにしかないとなると、人事や労務の管理者はテレワークができず、勤怠管理や給与計算のために出社しなくてはなりません。個人が日々Excelで集計し、上司や労務管理者が毎月回収する方法もありますが、途中経過を把握できず、勤怠状況に応じてアドバイスや残業の抑制が難しくなります。
以前から議論や検討はされてはいたものの、感染症の拡大によって、準備不足のままテレワーク・在宅勤務をせざるをえない会社が増えています。今後いつ発生するかわからない自然災害などにも備える必要があり、新型コロナウイルスの問題がひと段落したとしても、完全に元の形に戻ることはないかもしれません。では、今後も継続する可能性のあるテレワーク時の勤怠管理には、どのように対応すれば良いのでしょうか？
テレワーク時の勤怠管理において有効なのは、労働時間を一元管理できるシステムの導入です。近年は、パソコンや携帯電話、ICカードを利用して労働時間を管理する便利なシステムが開発され、使い勝手が良くなっています。テレワーク時にもオフィスへの出社時にも共通して打刻ができ、勤怠情報がクラウドに管理されるシステムであれば、本人だけでなく上司や人事労務管理者がいつでも閲覧できます。さらに、勤務状況を把握してアドバイスや注意をしたり、残業を抑制したりすることも容易になります。
また、クラウド上の勤怠管理と連携した給与計算システムを活用すれば、人事労務管理者や給与計算の担当者のテレワークも便利になります。タイムカードの記録を給与計算のシステムにインポートできる仕組みがあれば、データ入力の手間も減り、業務の効率も良くなります。
インターネットを活用したシステムは非常に便利でメリットが多いですが、個人情報を社外で扱うことは、情報漏洩などの危険と隣り合わせであることを常に意識して利用しなくてはなりません。個人情報を扱う担当者には十分にレクチャーし、利用するパソコンやソフトに最新のセキュリティ対策を導入することが必要です。
テレワークや在宅勤務は、通勤の負担が軽減され、通勤・オフィスにかかる経費が削減されるなどメリットも多い反面、メンタル不調を引き起こす社員が増えることが問題になっています。原因は一つではありませんが、コミュニケーションの不足や過剰によって、精神的な不調が引き起こされる場合が多いようです。
対策をアドバイスしているオンライン講座なども出てきていますので、テレワークで問題になりやすい事柄を事前に知り、対応を検討しておくと安心です。既に実施している場合は、テレワークで困っている事などを社員同士が共有する場を提供することで、悩んでいるのは自分だけではないと気分が楽になる場合もあります。
メンタル不調は早いうちに対応すれば、深刻な問題に発展せずに済む場合もありますので、距離は離れていても、部下や同僚の不満や悩みに早く気付けるような仕組みを作ることが大切です。
すでにテレワークを導入している企業の中で「非効率な勤怠管理を何とか改善したい」と考えていましたら、まずはクラウド上で管理できるタイムカードの導入から始めてみることをおすすめします。その際には、テレワーク時も、出勤時も、勤怠データを一元管理できるシステムを選ぶと、さらに効率アップが見込めます。
また、テレワークによる従業員のメンタルヘルスの対策についても同時に検討しておくことも、企業と従業員双方にとって働きやすい環境を整えるうえで重要なポイントだといえるでしょう。
この記事は、株式会社フリーウェイジャパンが制作しています。当社は、従業員10人まで永久無料の勤怠管理システム「フリーウェイタイムレコーダー」を提供しています。フリーウェイタイムレコーダーはクラウド型の勤怠管理システムです。ご興味があれば、ぜひ使ってみてください。
